Selon le règlement publié le 30 juillet 2025 (voir notre article complet), le carnet d'entretien doit être établit par un membre d'un ordre professionnel autorisé. Ce professionnel ne peut pas être sur le CA du syndicat, gérant, copropriétaire, résident de l'immeuble, ou encore son gestionnaire ou le promoteur et l'un de ses employés. Les copropriétés ne peuvent pas le préparer elles-mêmes. Il doit également être révisé par un professionnel aux 5 ou 10 ans, selon la rencontre de certains critères.
Voici les ordres professionnels dont les membres sont autorisés à établir le carnet d'entretien d'une copropriété :
Les membres de l'ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ);
Les membres de l'ordre des ingénieurs du Québec (OIQ);
Les membres de l'ordre des architectes du Québec (OAQ);
Les membres de l'ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ).
Le carnet d'entretien doit décrire les entretiens faits, et ceux à faire. Le volet de planification requiert un certain niveau d'expertise et doit être élaboré par un professionnel, surtout si la copropriété est un immeuble complexe. Plusieurs entreprises qui réalisent des études de fonds de prévoyance pourront, en amont de l'étude, établir le le carnet d'entretien, puisque ce dernier est un prérequis à la réalisation d'une étude du fonds de prévoyance.
En ce qui a trait aux entretiens faits, on comprend que le carnet d'entretien est un document vivant qui agit comme une mémoire de l'immeuble, et non un document statique. La documentation des interventions faites relève du conseil d'adminsitration qui doit faire des mises à jour annuelles.
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