Loi 16 & condos : règlement adopté, voici un résumé des exigences

Le projet de loi 16 a été adopté en décembre 2019. Ce projet de loi est, sans contredit, la plus grande réforme de la copropriété divise depuis l'entrée en vigueur du Code civil du Québec, en 1994.

Toutefois, même si la majorité des dispositions du projet de loi 16 sont entrées en vigueur en janvier 2020, les dispositions les plus réformatrices dépendaient de l'adoption d'un règlement découlant du projet de loi 16 pour entrer en vigueur.

Un projet de règlement a été publié le 11 septembre 2024 afin d'obtenir des commentaires du public et des acteurs principaux de l'univers de la copropriété. D'ailleurs, des représentants de Hoodi ont fait des représentations auprès du gouvernement demandant de clarifier, simplifier et assouplir plusieurs des exigences du règlement de loi 16.

Après une longue période d'analyse et de modification, le gouvernement du Québec a finalement adopté et publié le règlement le 30 juillet 2025. 🥳🥳🥳

Notre équipe est heureuse de constater que plusieurs de nos commentaires et recommandations ont été entendus par le gouvernement.

C'est donc avec beaucoup d'enthousiasme que nos experts sont maintenant en mesure de vous donner tous les détails concernant les dispositions les plus réformatrices de la loi 16 pour les copropriétés et toutes les dates importantes à connaître sur ces trois nouvelles obligations maintenant officialisées :

• Le carnet d'entretien ;

• L'étude du fonds de prévoyance ;

• L'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété.

Voici donc tout ce que les copropriétés doivent savoir concernant le règlement de la loi 16 maintenant adopté. 👇

Les exigences du règlement de la loi 16 pour le carnet d'entretien

Un des aspects les plus intéressants du règlement de la loi 16 est la complémentarité entre le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance.

Selon le règlement de la loi 16, alors que le carnet d'entretien englobe tout ce qui concerne la science du bâtiment, l'étude du fonds de prévoyance se concentre strictement sur les aspects financiers de la gestion de l'actif.

Entrons dans les détails.👇

1. Contenu du carnet d'entretien, selon le règlement de la loi 16

Le carnet d'entretien d'une copropriété a deux rôles : il permet de planifier les interventions (travaux, entretiens, réparations) futures et d'archiver toutes les informations relatives aux interventions passées.

Volet « planification » du carnet d'entretien

⚒️ Voici ce que le carnet d'entretien doit contenir pour accomplir son rôle de planification conformément aux exigences du règlement de la loi 16 :

• Un inventaire et une description des parties communes de l’immeuble à condos (matériaux, appareils et équipements);

• Les dates d’installation, si connues, des éléments de cet inventaire;

• Une évaluation de l’état et de la durée de vie utile restante des matériaux, appareils et équipements décrits au carnet d’entretien;

• Sur la base de cette évaluation, une description des réparations majeures et des remplacements à effectuer sur chacun des éléments sur une période d'au moins 25 ans. Une année de réalisation doit être indiquée pour chaque réparation majeure et remplacement à effectuer;

• Les travaux d’entretien requis pour ces éléments, ainsi que la fréquence à laquelle ils doivent être effectués.

Volet « archivage » du carnet d'entretien

📔 Voici ce que le carnet d'entretien doit contenir pour accomplir son rôle d'archivage conformément aux exigences du règlement de la loi 16 :

• Les dates auxquelles les entretiens prévus au carnet d'entretien ont été faits ;

• Les dates auxquelles des réparations courantes ont été effectuées ;

• Les dates des réparations majeures et remplacements de parties communes qui ont été faits ainsi que leur coût ;

• Les contrats conclus pour la réalisation d'entretiens, réparations, remplacements ;

• Les contrats de garantie en vigueur, le cas échéant ;

• Les rapports de toute inspection ou expertise effectuée dans le passé, le cas échéant ;

• Les manuels d’entretien du fabricant, le cas échéant.

2. Les professionnels autorisés à établir le carnet d'entretien d'une copropriété

Trois termes utilisés par le règlement reviendront souvent concernant le carnet d'entretien : établir, mettre à jour et réviser.

Établir le carnet d'entretien, c'est le préparer une première fois. Une fois établi, il devra être mis à jour et aussi révisé périodiquement (on y reviendra).

Le règlement officialise les ordres professionnels dont les membres peuvent établir le carnet d'entretien de la copropriété.

⚠️ Attention : ce professionnel doit être indépendant. Ça ne peut pas être, par exemple :

• ❌ un administrateur de la copropriété;

• ❌ un des copropriétaires;

• ❌ un locataire de l'immeuble;

• ❌ le gérant;

• ❌ ou encore le gestionnaire de l'immeuble.

Ordres professionnels dont les membres sont autorisés à établir le carnet d'entretien d'une copropriété :

• Les membres de l'ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ);

• Les membres de l'ordre des ingénieurs du Québec (OIQ);

• Les membres de l'ordre des architectes du Québec (OAQ);

• Les membres de l'ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ).

Le professionnel mandaté par la copropriété se chargera typiquement d'établir tout le volet de planification du carnet d'entretien (inventaire et descriptions des parties communes, dates d'installation, évaluation de l'état, planification des réparations majeures et remplacements sur au moins 25 ans, planification des entretiens courants).

Pour ce qui est du volet d'archivage du carnet d'entretien (dates de réalisation, documents, etc.), c'est le syndicat de copropriété qui devra s'en charger en faisant des mises à jour (on y reviendra).

3. Date limite : délai de 3 ans pour faire établir le carnet d'entretien par un professionnel

Tous les syndicats de copropriété devront faire préparer un carnet d'entretien par un professionnel autorisé d'ici 3 ans après l'entrée en vigueur du règlement.t

🗓️ La date d'entrée en vigueur du règlement de la loi 16 : le 14 août 2025.

Par conséquent, selon le règlement de la loi 16, toutes les copropriétés devront avoir fait préparer leur carnet d'entretien au plus tard le 14 août 2028.

4. Mises à jour du carnet d'entretien

Selon le règlement, le carnet d'entretien doit être mis à jour par le conseil d'administration (ou son représentant autorisé, comme son gestionnaire immobilier, par exemple).

Ces mises à jour consistent à archiver les informations et documents afin que le carnet d'entretien puisse remplir son rôle d'archivage : les dates auxquelles des entretiens et des réparations ont été faits, les dates et coûts des remplacements et réparations majeures, les contrats conclus pour les divers travaux et entretiens, rapports d'inspections et expertises, manuels, contrats de garantie, etc. Bref, tout ce qui est listé à la section 1 plus haut.

De plus, si des travaux prévus n'ont pas été faits, le conseil d'administration de la copropriété doit documenter les raisons dans le carnet d'entretien.

Fréquence de mise à jour du carnet d'entretien

Le règlement de la loi 16 prévoit que ces mises à jour doivent être faites annuellement. Cela étant dit, il sera beaucoup plus facile pour le syndicat de copropriété de tenir à jour son carnet d'entretien tout au long de l'année, en continu, plutôt que de déverser tout en une seule fois, ce qui augmente le risque de pertes d'informations (ou de pertes de mémoire!).

5. Révisions périodiques du carnet d'entretien

Le règlement de la loi 16 exige que le carnet d'entretien soit révisé par un professionnel périodiquement.

Le but de cette révision : s'assurer que le carnet d'entretien peut continuer à jouer son rôle de planification. Le professionnel mandaté de la révision devra, essentiellement :

• ✅ Ré-évaluer l'état des parties communes ;

• ✅ Revoir la planification des réparations majeures et remplacements à prévoir sur au moins 25 ans ;

• ✅ Réviser la planification des entretiens courants au besoin.

Qui peut réviser le carnet d'entretien?

Réponse facile 👉 ce sont les mêmes professionnels que ceux qui peuvent l'établir :

• Ingénieurs ;

• Technologues professionnels ;

• Architectes ;

• Évaluateurs agréés.

À quelle fréquence doit-on faire réviser le carnet d'entretien?

Ici, ça se complique un tantinet, mais pour de bonnes raisons : l'objectif est de réduire le fardeau financier que représentent ces révisions pour les plus petites copropriétés.

Le règlement prévoit que le carnet d'entretien doit être révisé par un professionnel tous les 5 ans.

Toutefois, si la copropriété remplit un seul des critères ci-dessous, la révision peut-être faite aux 10 ans :

• Comporter un maximum de 8 parties privatives d'habitation ;

• Comporter un maximum de 3 étages complètement hors sol ;

• Être une copropriété « horizontale » (les bâtiments servant à l'habitation ne comportent aucune partie commune / sont entièrement privatifs).

Il faut bien comprendre qu'un seul de ces critères est suffisant pour que les révisions puissent être faites aux 10 ans (ex : 20 unités sur 3 étages ➡️ révision aux 10 ans. 4 unités sur 4 étages ➡️ révision aux 10 ans).

⚠️ Attention : ce n'est pas parce que les unités de votre copropriété sont disposées horizontalement (maisons en rangée, maisons de ville, etc.) que la copropriété est considérée comme « horizontale ». Plusieurs de ces copropriétés sont verticales et l'immeuble d'habitation comporte plusieurs parties communes (toit, fondations, murs extérieurs, portes, fenêtres, balcons, etc.). Vérifiez avec un professionnel si vous n'êtes pas certains.

6. La validité des carnets d'entretien préparés avant l'entrée en vigueur du règlement de la loi 16

Le projet de loi 16 prévoit que les carnets d'entretien qui ont été préparés par un professionnel autorisé (OIQ, OTPQ, OAQ, OEAQ) sont valides, à condition qu'ils aient été obtenus dans les deux ans précédant l'entrée en vigueur du règlement.

🗓️ La date d'entrée en vigueur du règlement de la loi 16 : le 14 août 2025.

Par conséquent, les carnets d'entretien réalisés par ces professionnels et obtenus entre le 14 août 2023 et le 14 août 2025 sont valides.

Dans ce cas, la première révision devra être faite 5 ans après la date d'obtention du carnet d'entretien, ou 10 ans après la date d'obtention (si la copropriété a droit aux révisions aux 10 ans selon les critères présentés à la section précédente).

7. Le carnet d'entretien pour les nouvelles copropriétés

Pour ceux et celles qui achèteront un condo dans une nouvelle copropriété dans l'avenir, c'est le promoteur immobilier qui devra faire établir le carnet d'entretien et le remettre au syndicat de copropriété suite à l'assemblée de transition. Pour ce qui est des mises à jour et des révisions du carnet d'entretien dans ce cas-ci, ce sont les mêmes règles qui s'appliquent.

8. Résumé des exigences du règlement de la loi 16 pour le carnet d'entretien

• 👉 Le carnet d'entretien doit être préparé par un professionnel autorisé (OIQ, OTPQ, OAQ, OEAQ) d'ici le 14 août 2028 ;

• 👉 Le conseil d'administration doit mettre à jour le carnet d'entretien chaque année ;

• 👉 Le carnet d'entretien doit être révisé aux 5 ans, ou aux 10 ans si la copropriété a un maximum de 8 unités OU un maximum de 3 étages complètement hors sol OU si l'immeuble d'habitation ne comporte aucune partie commune ;

• 👉 Les carnets d'entretien obtenus entre le 14 août 2023 et le 14 août 2025 sont valides, s'ils ont été préparés par un professionnel autorisé selon le règlement de la loi 16.

Les exigences du règlement de la loi 16 pour l'étude du fonds de prévoyance

Alors que le carnet d'entretien doit établir une planification des réparations majeures et remplacements de parties communes de l'immeuble à condos, en se basant sur la condition actuelle des éléments révélée par une inspection, l'étude de fonds de prévoyance se concentre sur l'estimation des coûts de ces interventions en plus de présenter des scénarios de financement du fonds.

L'étude du fonds de prévoyance a donc pour principal objectif de conseiller le syndicat de copropriété sur les sommes à contribuer au fonds de prévoyance pour que ce dernier soit suffisant pour payer les réparations majeures et remplacements des parties communes de votre immeuble à condos.

Un des aspects les plus intéressants du règlement du projet de loi 16 est la complémentarité établie entre le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance.

En effet, le carnet d'entretien couvre le volet « bâtiment », alors que l'étude de fonds de prévoyance couvre le volet « financement » de votre copropriété.

Entrons dans les détails.👇

1. Contenu de l'étude du fonds de prévoyance, selon le règlement de la loi 16

Selon le règlement du projet de loi 16 pour les condos, l'étude du fonds de prévoyance doit être basée sur la description des réparations majeures et remplacements prévus sur un minimum de 25 ans, telle que présentée dans le carnet d'entretien de la copropriété.

L'étude de fonds de prévoyance d'une copropriété devrait donc être réalisée après avoir fait établir le carnet d'entretien, ou en même temps, ce qui est l'option préférable pour minimiser les coûts et assurer la cohérence des deux documents.

L'étude du fonds de prévoyance doit contenir :

• Le solde de départ du fonds de prévoyance de la copropriété, utilisé pour établir les projections financières ;

• Une estimation du coût de chaque réparation majeure et chaque remplacement de partie commune de la copropriété à l'année de réalisation estimée par le carnet d'entretien ;

• Une recommandation sur le montant devant être disponible à chaque début d'année dans le fonds de prévoyance ainsi que le montant qui doit y être versé annuellement ;

• Si la déclaration de copropriété prévoit des règles de contribution particulières pour certaines parties communes à usage restreint (PCUR), celles-ci doivent faire l'objet de recommandations distinctes.

Lire aussi : Parties communes à usage restreint (PCUR) : comprendre la répartition des coûts

2. Les professionnels autorisés à établir l'étude du fonds de prévoyance d'une copropriété

L'étude de fonds de prévoyance d'une copropriété doit être réalisée par un membre d'un ordre professionnel autorisé, qui n'est pas sur le CA du syndicat, gérant ou gestionnaire de l'immeuble, copropriétaire ou résident. Les copropriétés ne peuvent pas la réaliser elles-mêmes. 

Voici les ordres professionnels dont les membres sont autorisés à réaliser l'étude de fonds de prévoyance d'une copropriété :

• Les membres de l'ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ);

• Les membres de l'ordre des ingénieurs du Québec (OIQ);

• Les membres de l'ordre des architectes du Québec (OAQ);

• Les membres de l'ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ);

• Les membres de l'ordre des comptables professionnels agréés (CPA).

3. Date limite : délai de 3 ans pour obtenir une étude du fonds de prévoyance

Tous les syndicats de copropriété devront faire préparer une étude du fonds de prévoyance par un professionnel autorisé d'ici 3 ans après l'entrée en vigueur du règlement.

🗓️ La date d'entrée en vigueur du règlement : le 14 août 2025.

Par conséquent, toutes les copropriétés devront avoir fait préparer leur étude du fonds de prévoyance au plus tard le 14 août 2028.

4. Fréquence d'obtention de l'étude du fonds de prévoyance

Les mises à jour de l'étude du fonds de prévoyance devront être réalisées, selon le règlement de la loi 16, tous les 5 ans, et ce, peu importe la taille, ou les caractéristiques, de la copropriété.

5. La validité des études du fonds de prévoyance préparées avant l'entrée en vigueur du règlement de la loi 16

Le projet de loi 16 prévoit que les études du fonds de prévoyance qui ont été préparées par un professionnel autorisé (OIQ, OTPQ, OAQ, OEAQ, CPA) sont valides, à condition qu'elles aient été obtenues dans les deux ans précédant l'entrée en vigueur du règlement.

🗓️ La date d'entrée en vigueur du règlement de la loi 16 : le 14 août 2025.

Par conséquent, les études du fonds de prévoyance réalisées par ces professionnels et obtenues entre le 14 août 2023 et le 14 août 2025 sont valides.

Dans ce cas, il faudra obtenir une nouvelle étude du fonds de prévoyance 5 ans après la date d'obtention.

6. L'étude du fonds de prévoyance pour les nouvelles copropriétés

Pour ceux et celles qui achèteront un condo dans une nouvelle copropriété dans l'avenir, c'est le promoteur immobilier qui devra faire préparer la première étude du fonds de prévoyance et la remettre au syndicat de copropriété suite à l'assemblée de transition. Le syndicat devra ensuite faire préparer une nouvelle étude du fonds de prévoyance tous les 5 ans.

7. Résumé des exigences du règlement de la loi 16 pour l'étude du fonds de prévoyance

• L'étude du fonds de prévoyance doit être basée sur un carnet d'entretien valide ;

• L'étude du fonds de prévoyance doit être préparée par un professionnel autorisé (OIQ, OTPQ, OAQ, OEAQ, CPA) d'ici le 14 août 2028 ;

• Les copropriétés devront faire préparer une nouvelle étude du fonds de prévoyance tous les 5 ans ;

• Les études du fonds de prévoyance obtenues entre le 14 août 2023 et le 14 août 2025 sont valides, si elles ont été préparées par un professionnel autorisé.

Les exigences du règlement de la loi 16 sur l'attestation du syndicat de copropriété

Chez Hoodi, nous le disons depuis longtemps : l'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété est, à notre avis, l'élément le plus sous-estimé du projet de loi 16.

La loi prévoit que la personne qui vend son condo doit remettre au promettant acheteur l'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété.

Le vendeur peut demander en temps utile cette attestation au syndicat, qui dispose d'un délai maximal de 15 jours pour la remettre au vendeur (copropriétaire).

⚠️ Attention : Me Christine Gagnon précise que l'obligation pour le syndicat est de remettre l'attestation au copropriétaire qui en fait la demande. Le syndicat n'a pas à vérifier si une offre d'achat est signée ou non. Le meilleur moment pour demander l'attestation, selon elle, est sans doute lorsque le copropriétaire décide de mettre en vente son condo.

L'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété permettra au promettant acheteur de l'unité de condo de prendre une décision éclairée grâce à l'obtention d'une foule de renseignements importants sur la santé financière, administrative, physique et légale de la copropriété, améliorant ainsi la transparence dans les transactions de condos.

Lire aussi : Guide complet de l'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété

1. Le contenu de l'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété, selon le règlement de la loi 16

L'attestation sur l'état de la copropriété doit présenter les informations suivantes :

• Le montant total du fonds de prévoyance en date de l'attestation ainsi que la recommandation de l’étude du fonds de prévoyance quant au montant minimum devant être disponible à ce fonds au début de l’année en cours ;
  

• Le montant total des contributions aux charges communes exigées des copropriétaires par le syndicat lors des 3 années précédentes, et le montant total des contributions aux charges communes payées par les copropriétaires au cours de cette période ;
  

• Le montant total des liquidités dont dispose le syndicat pour payer les dépenses courantes de fonctionnement de la copropriété ;
  

• Le montant du surplus ou du déficit annuel apparaissant aux 3 derniers états financiers de la copropriété ;

  
  

• Le budget prévisionnel de l'année en cours ;
  

• Une mention à l’effet que le syndicat est le titulaire des polices d’assurance auxquelles il doit souscrire en vertu de l’article 1073 du Code civil ;
  

• Le montant total du fonds d’auto assurance et le montant de la plus haute franchise prévue par les assurances souscrites par le syndicat ;
  

• Une description sommaire :

  
  

  • des inspections et expertises réalisées à l’initiative du syndicat, au cours des 5 dernières années, qui ont porté sur l’état général de l’immeuble à condos ou de l’une de ses principales composantes ;

    
    

  • des sinistres ayant affecté, au cours des 5 dernières années, la partie privative faisant l’objet de la vente ou les parties communes de l’immeuble à condos ;

• des réparations majeures et des remplacements effectués sur les parties communes, au cours des 5 dernières années, ainsi que la date de ces travaux et leur coût ;

  
  

• des réparations majeures et des remplacements prévus sur les parties communes, au cours des 10 prochaines années, ainsi que la date et le coût estimés de ces travaux ;

  
  

• des modifications apportées à la déclaration de copropriété au courant des 3 dernières années ;

  
  

• des litiges en cours auxquels est partie le syndicat de la copropriété et qui font l’objet d’une procédure devant un tribunal.

L’attestation devra être datée et comporter la signature de la personne autorisée à la donner ainsi que son nom et sa qualité.

⚠️ ATTENTION : deux notes importantes en lien avec les exigences relatives à l'étude du fonds de prévoyance et le carnet d'entretien.

Dans les dernières années, plusieurs opposants à ces éléments de la loi 16 se plaisaient à dire qu'ils pouvaient ne pas se conformer puisque, de toute façon, il n'y avait pas de mécanisme pour pénaliser les copropriétés non conformes.

En devant fournir à tout acheteur l'état du fonds de prévoyance par rapport aux recommandations de l'étude et renseigner l'acheteur sur les travaux majeurs prévus dans les 10 prochaines années, on vient rendre la vie plus difficile aux copropriétés non conformes, et, par conséquent, ces unités de condo moins attrayantes pour les acheteurs.

2. Date à partir de laquelle le syndicat devra être prêt à remettre une attestation sur l'état de la copropriété

🗓️ Les exigences concernant l'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété entreront en vigueur en même temps que le règlement, soit le 14 août 2025.

À partir de cette date, si un vendeur a une promesse d'achat sur son condo et demande l'attestation au syndicat sur l'état de la copropriété, le syndicat dispose d'un délai légal de 15 jours pour lui remettre.

Des solutions pour aider les copropriétés et gestionnaires à se conformer à la loi 16

📔 Pour faire préparer (ou réviser) un carnet d'entretien et une étude du fonds de prévoyance

👉 Petites copropriétés (20 unités ou moins) :

• Service clé en main offert par Hoodi partout au Québec (exclusif aux petites copropriétés). Les professionnels de Hoodi ont réalisé plus de 1500 carnets d'entretien et études du fonds de prévoyance jusqu'à présent :
  

  • Pour voir les détails du service;

  • Pour voir les tarifs;

  • Pour assister à l'une de nos séances d'information gratuite (webinaires pour présenter les étapes du service et où vous pouvez poser vos questions en direct);

  • Pour commander votre étude et carnet en ligne en quelques clics;

  • Pour demander une soumission.

👉 Moyennes et grandes copropriétés (plus de 20 unités) :

• Notre société-soeur, Depatie Beauchemin Consultants, offre aussi un service clé en main, offert partout au Québec, d'étude du fonds de prévoyance et carnet d'entretien spécialisé pour les moyennes et grandes copropriété.

🛠️ Pour faciliter la tenue et mises à jour du carnet d'entretien

👉 Logiciel spécialisé (carnet d'entretien numérique Hoodi)

Au-delà de la gestion du fonds de prévoyance, le logiciel Hoodi propose un ensemble d’outils intégrés pour simplifier la gestion quotidienne des copropriétés et des gestionnaires immobiliers :

• Carnet d’entretien numérique (logiciel) qui inclut :

  • Une planification optimale de vos entretiens et travaux;

  • Un inventaire détaillé des composantes de votre immeuble;

  • Un historique complet avec traçabilité des changements;

  • Une fonctionnalité qui permet de gérer et d’ajuster les projections financières de votre fonds de prévoyance;

  • Une fonctionnalité de recherche intelligente dans la DDC grâce à l'intelligence artificielle (peu importe la qualité de la numérisation);

  • Un stockage illimité de vos documents importants.
    

    • Une interface est aussi disponible pour les gestionnaires immobiliers qui gèrent plusieurs immeubles en copropriété.
      

📃 Pour faciliter la production d'attestations du syndicat sur l'état de la copropriété

Les délais serrés pour fournir les attestations du syndicat sur l'état de la copropriétés à ceux qui vendent leur condo seront certainement un défis pour plusieurs copropriétés.

Avec Attestation Condo notre solution en ligne, les syndicats peuvent faciliter le travail de préparation de l'attestation afin de fournir un document complet dans les délais. La solution sera disponible dès le 14 août 2025.

• Cette plateforme sera automatiquement incluse avec l’abonnement à notre carnet d'entretien numérique (sans frais supplémentaires) mais elle peut aussi être achetée indépendamment.

• Si votre copropriété n'est pas abonnée au carnet d'entretien numérique Hoodi, il vous sera aussi possible de produire des attestations en formule « à la carte », de manière ponctuelle.

Lien vers le règlement publié le 30 juillet 2025 : https://www.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/fileadmin/gazette/pdf_encrypte/lois_reglements/2025F/86184.pdf