Le syndicat doit-il fournir l’attestation de l’état de la copropriété lors d’un renouvellement hypothécaire, et peut-il exiger des frais?

Selon l’article 1068.1 du Code civil du Québec, l’attestation du syndicat sur l’état de la copropriété s’inscrit dans la vente d’une fraction, puisqu’elle est destinée au promettant acheteur. Un renouvellement hypothécaire sans vente n’entre donc pas dans ce cadre, et la loi n’oblige pas le syndicat à remplir l’attestation ni le questionnaire d’un prêteur dans cette situation. Quant aux frais, la loi n’en prévoit pas pour l’attestation, même lors d’une vente, et un frais exigé par le syndicat devrait reposer sur une règle adoptée à cette fin.

Le gouvernement du Québec résume le mécanisme ainsi. Lors de la vente d’une copropriété, le vendeur demande l’attestation au syndicat, qui doit la lui remettre dans les 15 jours suivant sa demande, et le contenu de l’attestation est encadré par le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise, en vigueur depuis le 14 août 2025. Le but est de permettre à l’acheteur de prendre une décision éclairée. Un copropriétaire qui renouvelle son prêt ne vend rien et n’a pas d’acheteur à informer. La demande du notaire relève alors des exigences de l’institution financière envers son client, et non d’une obligation légale du syndicat.

Le copropriétaire n’est pas pour autant sans ressources. Selon l’article 1070 du Code civil du Québec, le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre qui comprend notamment la déclaration de copropriété, les procès-verbaux, les états financiers et les copies des contrats auxquels le syndicat est partie. La police d’assurance du syndicat étant un contrat auquel il est partie, le copropriétaire peut en principe y avoir accès et la transmettre lui-même à son notaire. Le guide de l’attestation publié par Hoodi rappelle d’ailleurs que presque toutes les informations de l’attestation doivent déjà se trouver dans ce registre. Le conseil peut donc choisir de remettre la preuve d’assurance du syndicat et d’indiquer au notaire que les autres renseignements sont accessibles au copropriétaire par le registre.

Pour les frais, DJC Légal souligne que ni l’article 1068.1 ni son règlement d’application ne prévoient de frais payables au syndicat pour l’attestation, contrairement à d’autres dispositions qui parlent expressément de frais raisonnables. Selon cette analyse, un syndicat qui veut facturer ce travail devrait adopter un règlement à cet effet. Un questionnaire que la loi n’impose pas est un service rendu au-delà des obligations du syndicat, et la possibilité de le facturer dépendrait des règles adoptées par la copropriété. Les sources consultées ne tranchent pas cette question pour le cas précis d’un refinancement. SolutionCondo propose par ailleurs une approche pratique, soit produire une attestation annuelle remise sans frais et réserver des frais raisonnables à une attestation mise à jour à la date demandée. Une attestation annuelle déjà produite pourrait alors être remise telle quelle, avec sa date, si le notaire s’en satisfait.

Enfin, la déclaration de copropriété de l’immeuble pourrait déjà prévoir des règles sur les frais exigibles pour la production de documents. Il serait prudent de la consulter, et de faire adopter au besoin une règle claire sur les frais et les délais, avant de répondre à ce type de demande de façon systématique.