Conseil d'administration de condo : rôle, obligations et bonnes pratiques au Québec

Siéger au conseil d'administration de sa copropriété, c'est accepter une responsabilité légale sérieuse, pas seulement rendre service à ses voisins. Dans la grande majorité des petites copropriétés du Québec, ce sont des copropriétaires bénévoles, sans formation en gestion d'immeuble, qui assument cette charge. Or, depuis l'entrée en vigueur complète de la loi 16, les attentes envers le conseil d'administration (le « CA ») n'ont jamais été aussi élevées : carnet d'entretien, étude du fonds de prévoyance, délais de communication stricts, attestation du syndicat…

Ce guide s'adresse directement aux administrateurs bénévoles. Il explique en langage clair ce qu'est le rôle du conseil d'administration, quelles sont ses obligations légales, anciennes et nouvelles jusqu'où va la responsabilité personnelle des administrateurs, et quelles bonnes pratiques adopter pour bien gérer votre copropriété. Vous trouverez à la fin un aide-mémoire des tâches annuelles à ne pas oublier.

Note : cette page ne constitue pas un avis juridique.

D'abord, qu'est-ce que le conseil d'administration d'une copropriété?

Il faut distinguer deux entités souvent confondues. Le syndicat de copropriété est la personne morale qui regroupe l'ensemble des copropriétaires; il naît automatiquement dès la publication de la déclaration de copropriété. Le conseil d'administration, lui, est l'organe qui gère ce syndicat au quotidien.

Le principe de base est simple : le syndicat, comme toute personne morale, ne peut pas agir seul. Il lui faut des représentants pour prendre les décisions et poser les gestes de gestion courante. C'est le rôle du conseil d'administration. En vertu de l'article 1085 du Code civil du Québec, l'administration courante du syndicat est confiée au conseil d'administration, qui peut aussi déléguer certaines tâches à un gérant (souvent une firme de gestion).

Les administrateurs sont élus par l'assemblée des copropriétaires. Ce sont eux qui détiennent le pouvoir de prendre les décisions de gestion, dans les limites fixées par la loi et par la déclaration de copropriété. Attention : contrairement à une croyance répandue, en copropriété le mot « syndic » n'existe pas en droit québécois — on parle du syndicat de copropriété (l'entité) et de son conseil d'administration (ses administrateurs).

Quel est le rôle concret du conseil d'administration?

Concrètement, le conseil d'administration agit au nom et pour le compte du syndicat. Ses responsabilités se répartissent en quatre grands blocs.

1️⃣ La gestion courante de l'immeuble

Le CA voit au fonctionnement quotidien de la copropriété : il conclut et surveille les contrats d'entretien (déneigement, ménage, ascenseur, aménagement paysager), fait exécuter les réparations nécessaires et veille à la conservation de l'immeuble. En vertu de l'article 1039 du Code civil, le syndicat a pour objet la conservation de l'immeuble, l'entretien et l'administration des parties communes et c'est le CA qui met tout cela en œuvre.

2️⃣ La gestion financière

Le conseil d'administration prépare chaque année le budget prévisionnel et le présente lors de l'assemblée générale annuelle (AGA). Il adopte ensuite le budget annuel, fixe et perçoit les charges communes (les frais de condo), et administre les fonds du syndicat, dont le fonds de prévoyance. Il doit tenir une comptabilité et rendre des comptes à l'assemblée chaque année.

3️⃣ Le respect et l'application des règles

Le CA doit faire respecter la déclaration de copropriété et le règlement de l'immeuble : usage des parties communes, animaux, bruit, location, travaux dans les parties privatives, etc. Il peut, quand la déclaration le prévoit, imposer des mesures aux copropriétaires qui contreviennent aux règles.

4️⃣ La communication et la tenue des registres

Le conseil doit convoquer l'assemblée annuelle, tenir à jour le registre de la copropriété et communiquer l'information aux copropriétaires. C'est sur ce dernier point que la loi 16 a le plus resserré les exigences, comme nous le verrons plus bas.

Voir aussi : Frais de condo : tout ce que vous devez savoir pour comprendre comment le CA établit et perçoit les charges communes.

Quelles nouvelles obligations la loi 16 impose-t-elle au CA?

La loi 16 est entièrement en vigueur depuis le 14 août 2025, complétée par un règlement d'application. Elle a transformé la charge de travail des administrateurs. Voici les obligations que tout CA doit désormais connaître.

Le carnet d'entretien. Le syndicat doit détenir un carnet d'entretien conforme, réalisé par un professionnel autorisé, et c'est au conseil d'administration de le tenir à jour. Ce document répertorie les composantes de l'immeuble et planifie leur entretien.

L'étude du fonds de prévoyance. Le syndicat doit obtenir de façon périodique une étude du fonds de prévoyance produite par un membre d'un ordre professionnel autorisé. Une fois la première étude reçue, le conseil d'administration dispose d'un maximum de 30 jours après l'assemblée annuelle pour fixer les sommes à verser au fonds de prévoyance, en se basant sur les recommandations de l'étude. Si celle-ci révèle que le fonds est insuffisant, le CA doit ajuster les cotisations à la hausse — il n'a plus la latitude de fixer ces montants « au hasard ».

La notification du procès-verbal dans les 30 jours. Le conseil d'administration doit désormais notifier aux copropriétaires le procès-verbal de toute réunion du CA et de toute assemblée, ainsi que toute résolution adoptée, dans les 30 jours suivant la réunion ou l'adoption. C'est une exigence de transparence nouvelle et incontournable.

L'attestation du syndicat. Depuis le 14 août 2025, lorsqu'un copropriétaire en fait la demande, le syndicat doit fournir dans les 15 jours une attestation du syndicat conforme portant sur l'état de la copropriété. C'est le CA qui doit être en mesure de la produire.

Deux échéances sont à retenir pour planifier : le 14 août 2025 (l'attestation devient obligatoire lors de toute vente) et le 14 août 2028 (date limite pour la majorité des syndicats existants pour détenir un carnet d'entretien et une étude du fonds de prévoyance conformes). Un CA prévoyant ne devrait pas attendre 2028 : les professionnels qualifiés sont en nombre limité, et les délais s'allongent à l'approche de l'échéance.

Jusqu'où va la responsabilité des administrateurs?

C'est la question qui inquiète, à juste titre, les administrateurs bénévoles. Être administrateur n'est pas un rôle purement honorifique : la loi impose des devoirs et prévoit des conséquences.

En vertu de l'article 322 du Code civil du Québec, l'administrateur doit agir avec prudence et diligence, ainsi qu'avec honnêteté et loyauté, dans l'intérêt du syndicat.

Concrètement, cela signifie exercer ses pouvoirs de façon raisonnable et de bonne foi, en tenant compte des faits et des enjeux financiers de la copropriété. L'administrateur doit aussi veiller au respect de la loi et de la déclaration de copropriété (articles 321, 1039, 1080 et 1085 du Code civil).

La bonne nouvelle : un administrateur qui agit de bonne foi, avec diligence, et qui documente bien ses décisions n'a pas à craindre d'être tenu personnellement responsable des choix normaux de gestion. La loi n'exige pas la perfection, mais un comportement raisonnable.

La nuance importante : l'article 337 du Code civil permet, dans certaines circonstances, de tenir un administrateur personnellement responsable. Cette responsabilité personnelle peut être engagée non seulement en cas de manquement au devoir de prudence et de diligence, mais aussi en cas de malversation, de mauvaise foi, d'abus de droit ou de contravention à une règle d'ordre public. C'est pourquoi il est obligatoire que la copropriété souscrive une assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants. C'est une protection souvent méconnue mais essentielle.

Quelles sont les bonnes pratiques d'un CA efficace?

Au-delà des obligations strictes, quelques habitudes distinguent un conseil d'administration qui fonctionne bien d'un conseil qui accumule les problèmes.

Un CA efficace documente tout : décisions, appels d'offres, contrats, échanges importants. Un procès-verbal clair et transmis dans les délais protège les administrateurs autant qu'il informe les copropriétaires. Il planifie à long terme plutôt que de réagir aux urgences : le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance ne sont pas de simples obligations à cocher, ce sont des outils de planification qui évitent les mauvaises surprises et les cotisations spéciales. Il communique de façon transparente avec les copropriétaires, ce qui désamorce bien des conflits. Enfin, il n'hésite pas à s'entourer de professionnels (comptable, avocat spécialisé en copropriété, technologue ou ingénieur) pour les décisions qui dépassent l'expertise des bénévoles.

Un dernier réflexe gagnant : tenir un calendrier de conformité. Beaucoup d'obligations de la loi 16 sont assorties de délais précis, et c'est en les anticipant qu'on évite de courir.

Aide-mémoire : les tâches annuelles du conseil d'administration

Pour vous aider à ne rien oublier, voici les principales tâches récurrentes d'un CA de copropriété au Québec :

• Préparer le budget (opérations courantes et fonds de prévoyance) avant l'assemblée annuelle.

• Convoquer et tenir l'assemblée annuelle des copropriétaires dans les délais prévus à la déclaration de copropriété.

• Notifier le procès-verbal de chaque assemblée et de chaque réunion du CA aux copropriétaires dans les 30 jours.

• Fixer les cotisations au fonds de prévoyance selon l'étude, dans les 30 jours suivant l'assemblée annuelle une fois la première étude obtenue.

• Percevoir les charges communes et faire les suivis pour les copropriétaires en défaut.

• Mettre à jour le carnet d'entretien et faire réaliser les travaux et entretiens planifiés.

• Tenir le registre de la copropriété à jour et être prêt à produire l'attestation du syndicat sous 15 jours.

• Renouveler les assurances du syndicat, y compris l'assurance des administrateurs.

• Planifier les prochaines échéances loi 16, en visant bien avant le 14 août 2028 pour le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance.

Le CA n'a pas à tout porter seul

Le rôle d'administrateur de copropriété est plus exigeant que jamais, mais il n'a pas à devenir un fardeau. Les obligations de la loi 16, notamment le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance et l'attestation, reposent sur des documents professionnels que le conseil n'a pas à produire lui-même, mais qu'il doit faire réaliser et maintenir à jour.

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Note : cette page ne constitue pas un avis juridique.