Syndicats de copropriété : 4 trucs pour alléger votre fardeau administratif

Essentielles pour assurer la pérennité des immeubles à condos, les exigences de la loi 16, qui entreront très bientôt en vigueur, viennent tout de même alourdir la charge administrative des copropriétés, notamment celles qui sont autogérées.

Rappelons que les syndicats de copropriétés sont souvent composés d’administrateurs bénévoles qui ne détiennent pas forcément de formation spécifique en gestion immobilière. Ces personnes, qui travaillent souvent déjà à temps plein en parallèle, essaient tant bien que mal de répondre aux besoins de leur copropriété sans se brûler, mais la charge mentale y est parfois assez lourde.

Vous vous êtes reconnu.e dans ce texte? Voici 4 astuces concrètes pour vous permettre d’alléger votre charge mentale en réduisant votre fardeau administratif au sein de votre syndicat de copropriété.

1. Mettez en place des outils appropriés pour faciliter le partage de documents

Vous êtes en plein souper familial quand un copropriétaire de votre immeuble vous envoie un courriel pour avoir, par exemple :

• le procès verbal de la dernière assemblée pour vérifier si une décision importante a bien été votée 🤯;

• les derniers états financiers de la copropriété car il se questionne sur l’augmentation de ses charges ou veut voir comment les fonds sont gérés 🤯;

• l’étude du fonds de prévoyance pour savoir si la copropriété met assez d’argent de côté pour les réparations futures 🤯;

• le contrat donné pour l’élagage d’un gros arbre mort dans la cour prévu bientôt 🤯;

• Etc.
  

Vous ouvrez votre ordinateur, fouillez à travers tous vos courriels et dans vos différents fichiers, quand vous vous rappelez soudainement que c’est un autre administrateur qui s’était occupé de cet élément. Et voilà : vous venez de perdre des dizaines de minutes pour répondre à la demande d’un copropriétaire qui souhaite avoir accès à un document. 🫠

Ce scénario vous dit quelque chose?

C’est le genre de petits irritants qui, à la longue, grugent une quantité importante de temps et d’énergie pour les administrateurs de copropriété. Le problème ici n’est pas que les copropriétaires demandent certains documents (les copropriétaires ont un droit d’accès garanti par la loi à certains documents), mais plutôt que le syndicat n’a pas les bons outils pour gérer ces demandes.

Centralisez tous vos documents et informations au même endroit

Pour éviter ce genre de situation, l’idéal est de regrouper l’ensemble des documents de la copropriété dans un espace commun, qui doit idéalement être à la fois :

• ✅ Sécurisé;

• ✅ Accessible par tous les administrateurs, en tout temps;

• ✅ Permettant le partage de documents.
  

💡 Voici quelques options :

• ➡️ un logiciel spécialisé à cet effet (comme celui offert par Hoodi 👋);

• ➡️ un dossier Google Drive partagé.

Les bénéfices d’un espace centralisé

Un espace centralisé vous permettra de simplifier la réponse aux diverses demandes de vos copropriétaires en vous permettant notamment de :

• ✅ Répondre plus rapidement aux demandes;

• ✅ Gagner du temps en sachant exactement où chercher;

• ✅ Accéder à tous les documents en tout temps, sans dépendre de l'intervention d’une autre personne;

• ✅ Faciliter le transfert d’information en cas de roulement d’administrateur.

Un bon exemple? Le logiciel Hoodi

Hoodi, le logiciel spécialisé pour les copropriétés, offre entre autres :

• ➡️ un stockage illimité de l’ensemble de vos documents (DDC, soumissions, factures, rapports, procès-verbaux, etc.);

• ➡️ une hiérarchie documentaire adaptée à la gouvernance des copropriétés et 100% personnalisable;

• ➡️ la possibilité de visualiser les documents directement dans le logiciel (sans avoir à les re-télécharger sur son appareil);

• ➡️ une gestion des droits d’accès aux documents selon différents rôles utilisateurs (administrateur, gestionnaire, copropriétaire, etc.).
  

Lire aussi : 5 bénéfices du logiciel Hoodi pour votre copropriété (carnet d’entretien numérique)

2. Réduisez votre charge mentale en planifiant vos tâches et en automatisant des rappels

En-dehors de répondre aux demandes des copropriétaires, gérer une copropriété implique aussi une foule de tâches à ne pas oublier qui, lorsqu’on les additionne, peuvent vite devenir une importante charge mentale pour les administrateurs comme, par exemple :

• se rappeler de tous les entretiens courants à faire, les travaux à planifier et les demandes de soumissions qui en découlent;

• se rappeler de toutes les tâches administratives (renouvellements de contrats, préparation du budget et des états financiers annuel, envoi des procès verbaux, demandes de travaux à autoriser, etc.);

• noter efficacement tout ce que les administrateurs ont à faire lors de réunions;

• tenir un historique facilement consultable de qui a fait quoi, quand et les coûts associés s’il y en a;

• Etc.
  

N’oublions pas que l’administration d’une copropriété est un acte bénévole et que les administrateurs ont souvent déjà une charge mentale importante à gérer dans leur vie personnelle (travail, famille, etc.). 🤯🤯🤯

Laissez la technologie vous aider à ne rien oublier

Certains logiciels spécialisés pour les copropriétés (comme Hoodi 👋) vous permettent de planifier vos tâches et d’automatiser des rappels afin de vous libérer l’esprit comme, par exemple :

• ✅ Planification des entretiens et travaux ponctuels et récurrents;

• ✅ Planification des tâches administratives ponctuelles et récurrentes;

• ✅ Possibilité de consulter la planification sous forme de liste ou de calendrier et de la faire imprimer (PDF ou papier);

• ✅ Bulletins mensuels envoyés automatiquement pour voir ce qui est en retard, ce qui est à faire et qui doit le faire;

• ✅ Rappels personnalisés pour permettre de s’y prendre d’avance pour préparer des entretiens ou travaux importants (demandes de soumissions, et.);

• ✅ Assignation de responsables pour avoir une vision claire de qui doit faire quoi et s’assurer qu’on n’a pas d’angles morts;

• ✅ Historique complet des tâches complétées avec toute l’information au bon endroit (date de réalisation, intervenant, coût, documents, etc.).

Et le prix, dans tout ça?

Il existe plusieurs outils numériques pour lister des tâches, mettre des échéances, configurer des récurrences, assigner des responsables, etc.

Certains sont gratuits (souvent avec des limitations), d’autres sont payants (souvent plus flexibles, avec la possibilité d’avoir plusieurs utilisateurs, etc.).

Toutefois, il faut toujours penser au retour sur investissement potentiel pour votre copropriété. Par exemple, si débourser quelques dollars par année permet aux administrateurs de gagner de nombreuses heures de travail et d’éliminer des sources de stress, alors ce retour sur investissement en vaudrait certainement la chandelle!

3. Libérez-vous des multiples questions de vos copropriétaires en leur offrant plus d’autonomie

Pour les questions fréquentes, mettez en place des outils simples pour diffuser l’information

La clé pour éviter ce type de répétition : mettre l’information au bon endroit, de façon claire.

Quelques exemples d’outils utiles :

• ➡️ Tableaux récapitulatifs;

• ➡️ Fiches explicatives;

• ➡️ Graphiques ou documents visuels;

• ➡️ Processus documentés en langage clair.
  

Vous pouvez héberger ces ressources sur des outils numériques comme Google Docs, Notion, Help Docs ou encore sur des plateformes spécialisées comme Hoodi, qui permettent aux copropriétaires de consulter les règlements et documents à jour, dans un espace centralisé et sécurisé.

Vous pouvez aussi imprimer des fiches et les places à disposition des copropriétaires dans les aires communes, lorsque cela peut s’appliquer.

Évidemment, créer de telles ressources peut nécessiter un peu d’investissement en temps mais, encore une fois, il faut se questionner sur le retour sur investissement potentiel que cela peut apporter.

Répondre dans un courriel à un copropriétaire à propos d’un règlement, c’est presque aussi long que de documenter la question et la répondre dans un document partagé à tout le monde, mais cette dernière approche pourrait servir des dizaines et des dizaines de fois supplémentaires pendant des années!

Il est donc préférable d’investir 20 minutes pour en gagner des centaines d’autres que de mettre 10 minutes dans une réponse à usage unique à chaque fois.

Point de départ : commencez par créer une FAQ (foire aux questions)

Pas besoin de tout faire en un jour. Un bon point de départ est de créer une FAQ claire qui répond aux questions les plus fréquemment posées et de rendre ce document accessible à tous les copropriétaires :

1. Listez les questions les plus fréquentes;

2. Rédigez des réponses claires;

3. Mettez à jour ce document au fil des nouvelles demandes.
   

Et si les réponses se trouvaient déjà dans votre déclaration de copropriété (DDC)?

En tant qu’administrateur de copropriété, il n’est pas rare de recevoir une multitude de questions dont la grande majorité des réponses se trouvent pourtant dans la déclaration de copropriété que tous les copropriétaires possèdent déjà. Par exemple :

• Est-ce que je peux entreposer ma roulotte dans la cour? 🤯

• Est-ce que je peux mettre un barbecue sur mon balcon? 🤯

• Est-ce que je peux louer mon unité à court terme? 🤯

Pourquoi les copropriétaires ne prennent souvent pas la peine de fouiller eux-mêmes dans leur DDC? 👉 Car c’est un document dense, parfois difficile à comprendre, et souvent seulement disponible en format papier ou en version numérisée où il n’est pas possible de faire de recherche par mots-clés.

Ce qui pousse souvent les copropriétaires à poser la question directement à un administrateur. Résultat? C’est l’administrateur qui doit se taper le sale boulot de recherche dans ce document complexe. 😅

Un assistant intelligent pour trouver n’importe quelle réponse dans votre déclaration de copropriété

Pour régler ce problème, Hoodi propose une fonctionnalité innovante propulsée par l’intelligence artificielle : un assistant intelligent qui permet de trouver rapidement réponse à votre question dans votre DDC, et ce, même si le fichier a été numérisé de façon douteuse.

Il suffit de téléverser votre DDC dans le logiciel Hoodi, qui se chargera de la convertir dans un format propice à la recherche. Vous pouvez ensuite donner un accès minimal à Hoodi à l’ensemble de vos copropriétaires (sans frais supplémentaires) afin qu’ils puissent bénéficier de cette fonctionnalité et ainsi éviter de vous déranger pour des réponses qu’ils peuvent trouver eux-mêmes.

Avec Hoodi, il est maintenant très facile de trouver rapidement une réponse lorsqu’on se pose des questions, entre autres, sur :

• les règlements de leur immeuble à condos;

• les règles entourant les assemblées;

• les votes;

• les quotes-parts;

• le fonds de prévoyance;

• les pénalités;

• etc.

Une fonctionnalité unique à Hoodi

Hoodi, le seul logiciel spécialisé pour les copropriétés qui offre cette fonctionnalité innovante, inclut un nombre illimité d’utilisateurs et 4 niveaux d’accès différents.

Par exemple, l’ensemble des administrateurs pourraient bénéficier d’un accès complet au logiciel (toutes les fonctionnalités, donc le carnet d’entretien, la gestion du fonds de prévoyance, etc.), alors que le reste des copropriétaires auraient un accès plus limité (si c’est ce que vous souhaitez) mais leur permettant d’accéder aux fonctionnalités intelligentes afin qu’ils trouvent eux-mêmes la réponse à leur question, sans devoir vous solliciter chaque fois. Elle est pas belle la vie?

Lire aussi : La recherche d’info dans votre déclaration de copropriété maintenant possible dans Hoodi

4. Déléguez la prise de notes en réunion à l’intelligence artificielle pour gagner du temps

Les réunions du conseil d’administration s’enchaînent et avec elles, la tâche souvent lassante de la prise de notes.

Rédiger un compte rendu clair, garder une trace des décisions, transmettre les infos aux bonnes personnes, prend du temps, demande de la rigueur et peut vite devenir une source de stress.

💡 L’IA peut maintenant s’en charger à votre place.

Des outils comme Fireflie (conçu pour les rencontres d’équipe en général, mais tout à fait utile en copropriété) peuvent :

• ✅ Écouter et retranscrire vos échanges en temps réel;

• ✅ Structurer les notes automatiquement;

• ✅ Générer un résumé avec les décisions clés.

C’est simple et efficace : plus de prise de notes manuelles, moins de risque d’oubli, et une meilleure traçabilité.

Réduisez la charge administrative de votre syndicat de copropriété avec Hoodi

Découvrez comment Hoodi peut permettre à votre syndicat de copropriété d’alléger considérablement sa charge administrative, et ce, à prix très abordables.

• Apprenez-en plus sur toutes les fonctionnalités de Hoodi;

• Découvrez Hoodi lors d’une démonstration en direct (webinaire de groupe diffusé à chaque semaine) pour voir l’outil et poser vos questions directement à notre expert;

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