Excel est souvent le premier réflexe pour gérer un carnet d’entretien en copropriété. Mais est-ce réellement la meilleure solution pour votre syndicat?
Lorsqu’on compare un carnet d’entretien Excel à un logiciel spécialisé comme Hoodi, les limites d’Excel deviennent pourtant rapidement évidentes.
Voici 5 bonnes raisons pour lesquelles Hoodi est une bien meilleure option qu’Excel, notamment grâce au gain de temps considérable, quand vient le temps de gérer et tenir à jour le carnet d’entretien de votre copropriété! 👇
1. Excel ne permet pas d'automatiser certaines tâches répétitives comme les entretiens récurrents
Avec Excel, tout repose sur une saisie manuelle fastidieuse. La majorité des entretiens à faire pour maintenir l’immeuble en bonne condition, ou encore pour agir en prévention, doivent être faits de façon récurrente.
Avec un carnet d’entretien en format Excel, cela implique de devoir revisiter la planification des entretiens au moins chaque année pour refaire une nouvelle liste des choses à faire.
✅ Le carnet d'entretien numérique Hoodi permet :
De programmer des replanifications automatiques des entretiens selon les paramètres de récurrence de vos entretiens;
De recevoir des rappels automatiques des entretiens en retard;
De recevoir un bulletin mensuel envoyé par courriel concernant les entretiens en retard et ceux à faire le mois prochain;
De recevoir des rappels personnalisables pour les entretiens qui nécessitent de s’y prendre d’avance pour octroyer des contrats;
Une priorisation des tâches d’entretien pour aider à mettre l’énergie sur ce qui a le plus d’impact.
Bien que la gestion d’un carnet d’entretien avec Excel soit faisable, ce niveau d’automatisation est tout simplement impossible dans Excel, ce qui augmentera le temps que votre syndicat devra investir au final.
2. Excel n’offre pas un historique détaillé des entretiens passés dans votre immeuble à condos
Avec Excel, il n’est pas simple de visualiser l’historique des travaux d’entretien effectués dans votre copropriété dans le passé, surtout si on remonte de plusieurs années. 🤯
Avec le taux élevé de roulement d’administrateurs en copropriété, sans parler de la vente et d’achat de condos qui créent aussi un roulement des copropriétaires, il est encore plus essentiel de conserver un historique clair des travaux réalisés sur votre immeuble à condos.
✅ Le carnet d'entretien numérique Hoodi permet :
D’accéder facilement à un historique détaillé de toutes les interventions passées;
De filtrer rapidement votre historique selon le type d’intervention (entretiens et/ou travaux) et selon une plage de dates de réalisation;
D’exporter facilement l’historique en PDF afin de l’envoyer aux copropriétaires où à des acheteurs qui en font la demande;
De chercher et trouver rapidement toute l’information sur l’historique d’un composant ou sur une intervention spécifique.
3. Excel ne centralise pas tous les documents de votre copropriété dans un seul outil sécurisé (comme Hoodi!)
La loi exigera bientôt des copropriétés de tenir à jour un carnet d’entretien pour conserver précieusement toutes les informations pertinentes sur les interventions réalisées, mais aussi de conserver toute la documentation pertinente (soumissions, devis, plans, garanties, manuels, etc.).
Excel n’étant pas une solution de stockage de documents par défaut, il faut lui adjoindre une solution pour l’archivage de la documentation.
Les solutions en ligne gratuites sont limitées en espace de stockage, mais sont aussi souvent restreintes à ce que les utilisateurs aient un compte spécifique pour y accéder (par exemple, l’utilisation de « Google Drive » exige un compte Google). Ceci porte souvent les copropriétés à instaurer des pratiques non sécuritaires, comme partager un compte, par exemple l'adresse courriel du syndicat et un mot de passe. Il faut ensuite penser à modifier le mot de passe chaque fois qu'un administrateur quitte.
✅ Le carnet d'entretien numérique Hoodi permet :
Le stockage illimité de vos documents;
La possibilité d’organiser vos documents selon plusieurs niveaux hiérarchiques (classeurs, dossiers, sous-dossiers, etc);
L’accès aux documents via le compte utilisateur de chaque personne et la possibilité de gérer votre liste d’utilisateurs;
La gestion des droits d’accès aux documents selon différents rôles d’utilisateurs (administrateurs, gestionnaire, copropriétaires, etc.).
Un accès sécurisé en ligne depuis n’importe quel appareil intelligent.
4. Excel ne favorise pas une collaboration et une communication fluides entre les intervenants
Ce n’est une surprise pour personne, gérer une copropriété implique plusieurs intervenants : administrateurs de la copropriété, copropriétaires, etc.
Ajoutons à cela le suivi des différents travaux d’entretien avec les bons intervenants et les échéanciers, ça peut vite devenir un vrai casse-tête! 🤯
Excel ne permet malheureusement pas ce type de collaboration.
✅ Le carnet d'entretien numérique Hoodi permet :
D'ajouter des notes et commentaires aux différentes tâches;
D'assigner des responsables aux entretiens et travaux qui recevront des alertes si d’autres utilisateurs font des modifications, ajoutent des documents ou des commentaires;
D'assurer une traçabilité des modifications des tâches d’entretien et travaux via le fil d'actualité propre à chaque tâche;
D'ajouter un nombre illimité d’utilisateurs avec différents niveaux d’accès selon que les utilisateurs sont des administrateurs, des copropriétaires ou un gestionnaire immobilier, et ce, sans frais supplémentaires.
5. Excel ne facilite pas la recherche d’information dans votre déclaration de copropriété, contrairement à l’assistant IA de Hoodi
Chez Hoodi, l’innovation technologique est au cœur de toutes nos pratiques. Notre équipe se tient à jour sur les dernières tendances technologiques afin d’identifier lesquelles pourraient être bénéfiques pour les copropriétés du Québec.
L’intelligence artificielle (IA) n’y faisant pas exception, nous avons saisi cette opportunité pour concevoir une fonctionnalité novatrice qui permet aux copropriétés d’importer leur déclaration de copropriété directement dans le logiciel Hoodi et d’y effectuer une recherche simplifiée beaucoup plus rapide.
D’ailleurs, voici un témoignage client sur cette fonctionnalité innovante de Hoodi 👇
« Je l'ai testée rapidement et c'est franchement impressionnant! Non seulement l'outil donne des réponses fiables, mais il donne les références à la déclaration qui permettent de contre-vérifier les réponses. Voilà potentiellement un "game changer" pour beaucoup d'administrateurs de copropriétés! »
- Témoignage d’un administrateur client de Hoodi sur l’assistant intelligent
Fonctionnalité d’IA : exclusive au carnet d’entretien numérique Hoodi ✨
Aucun autre logiciel de carnet d’entretien n’offre actuellement une fonctionnalité d’intelligence artificielle similaire à celle de l'assistant intelligent développé par Hoodi.
Lire aussi : La recherche d’info dans votre déclaration de copropriété maintenant possible dans Hoodi
En résumé, le carnet d'entretien Hoodi fait gagner beaucoup de temps aux copropriétés versus Excel ⏱️
La principale différence est que Excel exige une gestion entièrement manuelle, tandis que Hoodi automatise et sécurise vos processus, limitant ainsi les risques d’oubli et d’erreur humaine tout en vous faisant économiser un temps considérable.
Fonctionnalité | Excel | Hoodi |
Suivi des tâches d’entretien | ⚠️ Oui, mais entièrement manuel (donc plus long) | ✅ Oui, et de manière automatisée! |
Assistant intelligent (IA) | ❌ Non | ✅ Oui! |
Stockage des documents | ❌ Non | ✅ Oui, et sécurisé! |
Historique des interventions | ⚠️ Possible, mais entièrement manuel | ✅ Oui, et de manière automatisée et avec une meilleure traçabilité! |
Mise à jour des informations en temps réel | ⚠️ Possible seulement si le chiffrier est hébergé dans le Cloud | ✅ Oui, et de manière automatisée! |
👉 Troquez la gestion manuelle d’un carnet d’entretien Excel pour la simplicité qu’offre Hoodi
Un carnet d'entretien Excel a ses limites. Pour une gestion et une tenue simplifiée et qui vous permettra d'économiser plusieurs heures de travail par année, Hoodi est la solution idéale pour votre copropriété.
Évidemment, le logiciel Hoodi est une solution payante, mais plusieurs versions de l'abonnement Microsoft 365 sont payantes également. De plus, l’utilisation du carnet d'entretien numérique Hoodi se justifie largement par les heures de travail qui seront économisées chaque année.
Profitez d’un carnet d’entretien intelligent et sécurisé dès aujourd’hui avec notre essai gratuit et sans engagement de 30 jours pour vous permettre de tester Hoodi comme il faut!
