
Dans une copropriété autogérée, l’un des défis majeurs pour les administrateurs est de faire adopter un budget intégrant des dépenses nouvelles ou inhabituelles.
C’est notamment le cas pour prévoir les honoraires pour obtenir une étude du fonds de prévoyance, bientôt obligatoire au Québec depuis la publication du projet de règlement découlant du projet de loi 16. Le règlement n’est pas encore officiellement adopté, mais ça devrait se faire dans les prochains mois.
Si certains copropriétaires peuvent se montrer réticents à l’idée de faire réaliser l’étude du fonds de prévoyance de votre copropriété avant l’entrée en vigueur officielle du règlement à cause de l’augmentation des contributions que cela implique, une approche bien structurée et transparente peut grandement faciliter leur adhésion.
Avec la saison des assemblées générales annuelles (AGA) en copropriété qui approche à grands pas, voici quelques conseils destinés aux administrateurs de copropriétés autogérées pour vous aider à faire adopter un budget d’étude de fonds de prévoyance cette année.
1. Misez avant tout sur l’information et la sensibilisation
Nous vous recommandons de débuter par une explication bien vulgarisée des grandes lignes concernant le projet de loi 16 :
➡️ Expliquez la raison derrière la mise en place du projet de loi 16 :
Le gouvernement a constaté que, sans encadrement légal, l’état général des immeubles en copropriété au Québec se détériore à cause des lacunes dans l’entretien et les travaux qui sont requis pour conserver les bâtiments.
Les travaux nécessaires sont souvent négligés, repoussés ou mal exécutés, principalement dû au manque de financement pour faire les travaux et des cotisations spéciales nécessaires qui mettent beaucoup pression sur les finances des copropriétaires.
Le projet de loi 16 a été mis en place pour encadrer légalement cet aspect auprès des copropriétés, avec des règles permettant de protéger les copropriétaires et leur actif souvent le plus précieux : leur unité de condo.
Si vous avez déjà vécu ce genre de situation dans votre copropriété dans le passé (travaux requis, fonds de prévoyance insuffisant, contribution spéciale importante et débats difficiles avec les copropriétaires), sachez rappeler ce genre de souvenir pour communiquer l’importance d’avoir des finances plus saines.
➡️ Résumez et vulgarisez les grandes lignes des exigences du projet de loi 16 :
L’étude de fonds de prévoyance;
Le carnet d’entretien;
L’attestation du syndicat sur l’état de la copropriété;
Vous trouverez toutes les informations détaillées sur ces éléments dans cet article.
➡️ Mettez de l’avant les avantages du projet de loi 16 pour votre copropriété :
Le gouvernement a constaté que, sans encadrement légal, l’état général des immeuble
✅ L'amélioration de la conservation de votre immeuble à condos
Le projet de loi 16 exigera bientôt des syndicats de copropriété de faire établir un carnet d’entretien par un professionnel du bâtiment, et ce, de façon périodique. Cette mesure permettra :
D’identifier les vices apparents et déficiences devant être corrigés;
D’établir une planification des entretiens qui permettront d’améliorer la longévité des composants et prévenir l'apparition de problématiques;
D’assurer une planification à long terme réparations majeures et remplacements de parties communes qui seront requis au sein de votre immeuble à condos.
✅ Une planification financière accrue
Le projet de loi 16 exigera bientôt qu’une étude du fonds de prévoyance soit produite par une professionnel de façon périodique afin d’évaluer les besoins financiers de la copropriété et recommander les contributions adéquates au fonds de prévoyance, ce qui permettra :
D’assurer le financement adéquat des travaux majeurs prévisibles qui seront à faire lors des 25 prochaines années;
D’éviter les contributions spéciales pour des travaux qui sont prévisibles (les contributions spéciales pourront être utilisées pour gérer des imprévus seulement);
D’améliorer l’attractivité de votre copropriété sur le marché immobilier, en démontrant une saine gestion financière face aux acheteurs de mieux en mieux informés sur les nouvelles lois.
✅ Une transparence renforcée entre le syndicat de copropriété et les copropriétaires
La réforme du projet de loi 16 impose une meilleure gouvernance des syndicats de copropriété, notamment par :
L’élaboration d’un carnet d’entretien pour assurer le suivi des travaux et entretiens nécessaires et une conservation des informations pertinentes;
Une communication plus claire avec les copropriétaires concernant les finances, les travaux et les responsabilités.
✅ La prévention des litiges au sein de votre copropriété
En imposant des règles plus claires et des mécanismes de contrôle renforcés pour la gestion des travaux, des entretiens et du financement des travaux, la loi diminue les risques de malentendus ou de mauvaise gestion, ce qui peut réduire les litiges coûteux en temps, argent et énergie.
✅ La valorisation de votre immeuble à condos
Une gestion proactive et rigoureuse des immeubles, grâce aux nouvelles exigences, contribue à maintenir ou à augmenter leur valeur marchande de la copropriété, ce qui profite directement aux copropriétaires dans un marché où les acheteurs et les courtiers sont de mieux en mieux informés et sensibilisés aux nouvelles exigences.
✅ Des acheteurs mieux informés
Bon nombre de conflits avec des nouveaux résidents pourront être évités, puisque ces derniers seront mieux informés sur les coûts réels d’habiter en copropriété avant d’acheter.
2. Décomposez le coût de l’étude de fonds de prévoyance pour mieux le justifier
La transparence est votre meilleure alliée. Présentez clairement le coût total de l’étude de fonds de prévoyance, mais allez plus loin : montrez comment ce montant sera réparti entre les copropriétaires.
Par exemple, détaillez l’impact mensuel par unité pour donner une perspective plus accessible. 💡
Si le coût total semble élevé, proposez à vos copropriétaires un étalement des paiements sur plusieurs mois. Cette approche rend la dépense plus gérable et réduit les objections potentielles.
Enfin, comparez les coûts immédiats et les économies à long terme (incluant les intérêts considérables qu’il est possible de générer avec votre fonds de prévoyance!).
3. Appuyez votre argumentaire avec des exemples concrets
Vos copropriétaires peuvent être rassurés par des cas pratiques. Si vous connaissez des histoires positives ou négatives d’autres copropriétés liées à la bonne ou mauvaise gestion de leur fonds de prévoyance, utilisez-les comme référence pour soutenir vos arguments.
Parlez de copropriétés qui, faute d’une saine planification de leur fonds de prévoyance, ont dû faire face à des appels de fonds urgents pour des réparations imprévues.
À l’inverse, mettez en lumière des exemples positifs où l’étude de fonds de prévoyance réalisée de manière proactive par une autre copropriété a permis d’éviter des dépenses importantes grâce à une planification bien organisée.
4. Favorisez une démarche participative
Pour diminuer les résistances potentielles, impliquez vos copropriétaires dans le processus. AVANT de présenter le budget en assemblée des copropriétaires, organisez une rencontre ou un atelier informatif avec vos copropriétaires pour expliquer l’importance de l’étude de fonds de prévoyance et répondre à leurs questions.
Vous pouvez même proposer à certains de participer au choix du fournisseur ou à l’évaluation des soumissions, si cela est susceptible de les rassurer.
Cette approche collaborative favorise la transparence et donnera à vos copropriétaires un sentiment d’implication dans les décisions financières de votre copropriété, ce qui réduira leur résistance face à ce projet.
5. Présentez ces 5 avantages de faire réaliser votre étude de fonds de prévoyance sans tarder (même si le règlement n’est pas encore adopté!)
Il y a plusieurs avantages à démarrer cette démarche sans attendre que le règlement du projet de loi 16 n'entre officiellement en vigueur (ce qui est imminent de toute façon) :
💰 Économiser sur les coûts de l'étude de fonds de prévoyance de votre copropriété (qui augmentent d’année en année avec l’inflation);
🕗 Éviter les longues listes d’attentes qui risquent de drastiquement s’allonger lors de l’adoption du règlement du projet de loi 16 (et qui retarderont votre conformité et votre capacité à ajuster votre gestion);
💸 Ajuster le plus tôt possible vos contributions au fonds de prévoyance et amorcer plus tôt que tard le rattrapage, et placez cet argent pour générer des intérêts considérables dans le fonds de prévoyance de votre copropriété;
🔺 Commencez plus tôt à diminuer les risques de contributions spéciales demandées à vos copropriétaires (et leur mécontentement!);
🏠 Maximiser la valeur de revente des unités de votre copropriété et rendez-la plus attractive face aux acheteurs de mieux en mieux informés.
Nous avons décrit chacun de ces points plus en détail dans cet article.
La clé : la pédagogie, la transparence et l’approche participative
Faire adopter un budget pour une étude du fonds de prévoyance en assemblée de copropriétaires peut sembler une tâche ardue, mais avec une communication claire et une approche axée sur la collaboration, il est possible d’anticiper et de convaincre les copropriétaires les plus réticents!
Quelques ressources supplémentaires
L’équipe de Hoodi crée et met régulièrement à jour du contenu pertinent pour informer et guider les administrateurs de copropriétés autogérées par rapport aux exigences du projet de loi 16, en voici quelques pièces pour vous aider à bien préparer votre assemblée de copropriétaires (AGA) :
Résumé du projet de règlement de la loi 16 (publié le 11 septembre 2024)
Section FAQ (questions et réponses les plus souvent demandées sur la loi 16)
Modèle de carnet d’entretien (fichier Excel)
Blogue Hoodi (tous nos articles sur le projet de loi 16 et ses exigences)
Hoodi, le service d'étude de fonds de prévoyance et carnet le plus abordable pour petites copropriétés
Avec des prix très concurrentiels, une expertise adaptée aux petites copropriétés, une tarification transparente et une maîtrise du projet de loi 16, nous croyons que Hoodi est le meilleur allié des petites copropriétés pour faire face aux exigences du projet de loi 16.