Étude de fonds de prévoyance et carnet d'entretien
Notre méthodologie pour réaliser une étude
L'étude de fonds de prévoyance permet au syndicat de connaître les sommes devant être contribuées au fonds de prévoyance afin que celui-ci soit toujours suffisant pour payer les remplacements et les réparations majeures d'éléments communs.
Découvrez comment est réalisée une étude de fonds de prévoyance avec notre service.
Nous suivons les recommandations du standard du RGCQ
Nous maîtrisons l'état de l'art et les meilleures pratiques en la matière
Notre équipe de professionnels a l'expérience d'avoir réalisé des centaines d'études
Analyse des documents
Une fois que le client a complété sa commande, notre équipe révise le dossier et contacte le client si des documents ou informations sont manquants afin de compléter le dossier.
Notre équipe analyse tous les documents disponibles et les informations sur l’historique afin de créer un inventaire des éléments constitutifs des parties communes et des parties communes à usage restreint. Nous en profitons également pour analyser les règles particulières qui pourraient exister dans la déclaration au sujet des contributions au fonds de prévoyance pour les parties communes à usage restreint. Notre équipe prépare également un plan de visite afin de ne rien laisser au hasard lors de sa présence au site.
Inspection des parties communes
Notre partenaire inspecteur en bâtiment se présente à la copropriété au moment convenu afin d'effectuer un examen visuel qui nous permettra de statuer sur la condition des composantes et matériaux des parties communes, en estimer la durée de vie restante et déterminer si des interventions à court terme sont nécessaires.
Cet examen visuel ne comporte pas d’intervention destructive, se fait sans instrument spécialisé et se limite aux éléments visibles et accessibles de façon sécuritaire et sans équipement particulier. Pour les balcons, seulement un échantillon sera observé, à condition d’en permettre l’accès. La toiture sera inspectée s’il y a un accès possible et sécuritaire, sinon à distance (ex. avec drone et/ou jumelles) et selon la faisabilité. Les éléments faisant l’objet d’inspections et maintenances réglementaires (ex. ascenseurs) ne seront pas inspectés, mais tout de même pris en compte dans le plan de maintien d’actif, tout comme l’ensemble des éléments qui ne peuvent pas être observés directement.
Cette démarche permet à à l'inspecteur de rédiger un rapport d'inspection des parties communes. Ce rapport documente les observations notées lors de l’inspection ainsi que toutes les recommandations de ce dernier (réparations mineures, entretiens préventifs, expertises spécialisées, etc.).
L'inspection permet également à notre équipe de baser les échéances de travaux du plan de maintien de l’actif en fonction de la durée de vie restante estimée à partir d’observations faites sur place.
Plan de maintien d'actif
Pour établir le plan de maintien de l’actif, le professionnel doit établir, pour chaque composante des parties communes, la liste des réparations majeures et des remplacements qui devront éventuellement être réalisés et qui devraient être payés par le fonds de prévoyance. Ensuite, il doit établir l’échéance probable de chacune des interventions en se basant sur des données théoriques et/ou statistiques, sur l'inspection des parties communes et sur l’expérience de notre équipe. Finalement, le professionnel doit estimer le coût de chaque intervention en prenant en compte divers facteurs : quantités, coûts des matériaux, complexité de mise en œuvre, inflation, etc.
Cette planification à long terme estimative des travaux majeurs permettra à notre équipe d’établir des scénarios de contributions au fonds de prévoyance. Ce plan agit aussi comme un outil de travail pour le syndicat de copropriété, puisqu’il permettra de connaître d’avance les travaux majeurs nécessaires, en plus de savoir quelles interventions devraient être payées avec le fonds de prévoyance, aux yeux de nos professionnels.
Scénarios de contribution
Cette partie de l’étude de fonds de prévoyance vise à proposer des scénarios de contribution qui, selon notre équipe, permettront au syndicat d’avoir les sommes nécessaires dans le fonds de prévoyance pour subvenir aux besoins du bâtiment sur le long terme.
Notre équipe prépare un ou plusieurs scénarios de contribution en prenant en compte différentes hypothèses (taux d’intérêts, inflation, rattrapage, etc.) et présente les projections sur 25 ans à l’aide de graphiques et de tableaux.
Plan d'entretien
Notre équipe prépare un calendrier des entretiens et des maintenances recommandés qui aideront le syndicat à maximiser les chances d’atteindre ou dépasser la durée de vie théorique des composantes communes, ou encore en assurer le bon fonctionnement. Plusieurs vérifications périodiques seront également suggérées afin d’aider le syndicat à détecter des situations qui devraient être prises en charge le plus tôt possible. Les différentes activités y sont décrites, avec la fréquence et les moments de l’année préconisés pour les réaliser.
Le plan de maintien de l’actif et le calendrier d’entretien constituent le volet de planification du carnet d’entretien. À noter que le carnet d’entretien devra être obligatoirement mis en place suivant l’adoption du règlement prévu par le projet de Loi 16. Le volet d’archivage du carnet d’entretien, c’est-à-dire la documentation des interventions réalisées au fil du temps, relève ensuite du syndicat.
La planification des travaux majeurs du plan de maintien de l’actif, ainsi que le calendrier des entretiens, maintenances et vérifications, sont intégrés par notre équipe dans un carnet d’entretien au format Excel éditable avec un modèle de tableau de suivi qui pourra être utilisé par le syndicat.
Livraison de l'étude
Une fois l’étude de fonds de prévoyance complétée, les documents sont livrés dans le compte en ligne et comprennent :
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Un sommaire des recommandations importantes de l’étude ;
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L’inventaire détaillé (Uniformat II) des éléments communs pris en compte dans l’étude avec photos et fiches d’information ;
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Le plan de maintien de l’actif avec description des interventions, coûts estimés et échéances estimées ;
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Les scénarios de contribution avec projections sur 25 ans sous forme de graphiques et tableaux ;
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Le rapport d'inspection avec relevé des déficiences et interventions recommandées à court terme ;
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Le plan d’entretien et maintenance ;
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Le carnet d’entretien en format Excel éditable / modifiable.