Loi 16 : le calendrier réaliste pour être conforme au 15 août 2028

Le 15 août 2028 n’est plus une date lointaine : il reste moins de deux ans. Depuis l’entrée en vigueur du règlement d’application de la loi 16, le 14 août 2025, chaque copropriété divise du Québec sait ce qu’elle doit avoir en main à cette date : un carnet d’entretien et une étude du fonds de prévoyance établis par un professionnel autorisé. Ce que la plupart des conseils d’administration sous-estiment, c’est le temps que prend cet enchaînement.

Parce qu’il ne s’agit pas d’un formulaire à remplir la veille de l’échéance. Il s’agit de mandater un professionnel, de faire inspecter les parties communes (de grâce, jamais en hiver!), d’attendre la production des rapports, d’en prendre connaissance, puis peut-être de demander des explications et des ajustements.

Cet article ne vous explique pas pourquoi vous conformer. Il vous donne un calendrier, mois par mois, en partant de l’échéance et en remontant jusqu’à aujourd’hui.

Que devez-vous avoir en main le 15 août 2028?

Trois documents structurent la conformité, mais deux seulement sont visés par l’échéance de 2028.

1️⃣ Le carnet d’entretien

Le carnet doit être établi par un professionnel autorisé, membre de l’un de ces quatre ordres :

• l’Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ);
• l’Ordre des architectes du Québec (OAQ);
• l’Ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ);
• l’Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ).

Ce professionnel ne peut pas être administrateur, gestionnaire, copropriétaire ou résident de l’immeuble. Le carnet comporte deux volets. Le premier est la planification : l’inventaire des composantes communes, les entretiens courants et leurs fréquences, puis un plan couvrant au moins 25 ans de réparations majeures et de remplacements. Le second est l’historique, où s’accumulent les interventions réalisées, les contrats, les garanties et les rapports.

Ensuite, il vit : le syndicat ou son gestionnaire doit le mettre à jour au moins une fois par année, et le faire réviser par un professionnel tous les 5 ans (ou tous les 10 ans pour les petites copropriétés qui répondent aux critères d’allègement).

Voir aussi : Loi 16 : guide complet du carnet d’entretien pour copropriétés

2️⃣ L’étude du fonds de prévoyance

L’étude estime le coût des réparations majeures et des remplacements à venir, puis recommande les sommes à verser annuellement au fonds de prévoyance. Elle doit elle aussi être réalisée par un membre d’un ordre professionnel reconnu, les mêmes ordres que pour le carnet d’entretien, et être refaite au moins tous les 5 ans, sans exception ni allègement. Généralement, c’est le même professionnel qui préparera le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance. Scinder les deux serait un mauvais choix pour le prix et pour la cohérence des documents.

C’est le changement de fond de la loi 16 : les sommes versées au fonds ne relèvent plus du seul jugement du conseil. Le Code civil ne fixe plus de plancher de 5 % de la contribution aux charges communes (article 1072), et il ne laisse pas non plus le conseil d’administration décider librement des sommes à verser. Ces sommes doivent être fixées en se basant sur les recommandations de l’étude du fonds de prévoyance (article 1071).

3️⃣ L’attestation du syndicat (déjà en vigueur, elle)

Attention à ne pas confondre les échéances. L’attestation du syndicat sur l’état de la copropriété est exigible depuis le 14 août 2025 : lorsqu’un copropriétaire vous la demande, vous avez 15 jours pour la remettre. Aucun délai de grâce jusqu’en 2028 de ce côté.

Pourquoi deux ans, c’est beaucoup plus serré qu’il n’y paraît

Trois contraintes s’additionnent, et aucune ne se compresse.

Les délais de production. Chez Hoodi, le délai annoncé était d’environ 9 mois (information valide en date du 1er juillet 2026), et il reflète un carnet de production réel, actualisé en continu. Une commande passée à l’automne 2026 vous livre vos rapports au printemps ou à l’été 2027. Ce n’est pas une lenteur administrative, mais plutôt le reflet de la forte demande pour notre service. Les délais varient selon la firme retenue, mais il y a des délais partout.

L’hiver québécois. Les parties communes s’inspectent de l’extérieur comme de l’intérieur : toiture, enveloppe, stationnement, drainage, aménagements extérieurs, etc. Autant que possible, aucune inspection ne devrait se faire sous la neige. Chaque hiver retire donc environ quatre mois utiles au calendrier. Entre aujourd’hui et août 2028, il ne reste que deux saisons d’inspection, une complète (2027) et l’autre partielle (2028).

L’effet de foule. Toutes les copropriétés du Québec visent la même date. Les professionnels autorisés se comptent dans quatre ordres, et le nombre de firmes outillées pour ce type de mandat est limité : leur carnet de commandes saturera à mesure qu’on approchera de 2028. Un tiers du délai de trois ans est déjà écoulé, mais beaucoup moins du tiers des copropriétés ont fait préparer leur carnet d’entretien et leur étude du fonds de prévoyance, selon nos observations. La rareté fait monter les délais, mais également les prix.

Le calendrier, en partant de la fin

Voici l’enchaînement à respecter si vous partez de zéro aujourd’hui, en partant de l’échéance du 15 août 2028 et en remontant les étapes. Les dates qui suivent sont les dernières dates acceptables pour chaque étape, pas les dates idéales.

🎯 Août 2028 : l’échéance

Le carnet et l’étude doivent être en main, pas en cours de production. Une commande passée en août 2028 ne vous rend pas conforme : elle vous rend en retard avec un reçu.

4️⃣ Été 2028 : réception des rapports, consultation et questions

Vous recevez vos rapports, le conseil d’administration en prend connaissance, pose ses questions aux professionnels et formule ses commentaires, qui donneront peut-être lieu à des ajustements. Les rapports, ou des résumés, sont communiqués aux copropriétaires afin de démontrer la conformité de la copropriété (ces documents font partie du registre de la copropriété et les copropriétaires ont un droit d’accès).

La communication aux copropriétaires est l’étape qui demande le plus de doigté humain, et celle qu’on ne peut pas minimiser : présentation en assemblée, explications, parfois le choc des hausses de frais de condo.

Voir aussi : Frais de copropriété et loi 16 : exemples d’augmentation à prévoir

3️⃣ Été 2027 au printemps 2028 : examen visuel et préparation des rapports

L’inspection des parties communes se tient en dehors de la saison hivernale. Suit la collecte d’information auprès du syndicat : documents à fournir, historique d’entretien et de travaux, état du fonds de prévoyance, etc. Vient ensuite la production du carnet et de l’étude.

Le rythme de cette étape dépend aussi du syndicat : ses disponibilités pour le rendez-vous d’inspection, puis ses délais de transmission des informations et des documents demandés.

2️⃣ Automne 2026 au printemps 2027 : mandater une firme

C’est la décision qui commande tout le reste. Le printemps 2027 est la dernière fenêtre raisonnable, mais le meilleur moment pour agir reste maintenant : les commandes reçues à la fin de l’automne 2026 et à l’hiver 2027 sont inspectées dès le printemps 2027, donc vous entrez dans la file avant qu’elle s’allonge.

Sur le plan décisionnel, le conseil d’administration voudra obtenir des soumissions de différentes firmes, analyser les offres puis faire un choix. Il doit aussi avoir prévu les sommes nécessaires à son budget annuel. Autrement dit, l’argent doit être prévu au budget 2027 pour que le contrat soit accordé en 2027. S’il n’apparaît qu’au budget 2028 et qu’il faut attendre 2028 pour mandater une firme, on augmente le risque de ne pas être conforme avant la date limite.

1️⃣ Aujourd’hui : les trois vérifications préalables

Avant même de commander, réglez ces trois questions :

• Avez-vous déjà une étude ou un carnet? Les documents obtenus depuis le 14 août 2023 par un professionnel autorisé peuvent demeurer valides pour leur période initiale. Ceux qui sont antérieurs au 15 août 2023 devront être remplacés d’ici 2028. Vérifiez avant de payer pour un document que vous possédez peut-être déjà.
• Votre étude existante est-elle conforme au règlement? Une étude produite avant le règlement ne rencontre pas nécessairement ses exigences.
• Vos documents sont-ils rassemblés? Déclaration de copropriété, plans, historiques d’entretien, contrats de service, rapports d’inspection antérieurs. C’est la variable que vous contrôlez entièrement.

Voir aussi : Règlement de la loi 16 : votre étude de fonds de prévoyance est-elle valide?

Trois scénarios, trois issues

Vous commandez…	Rapports en main	Résultat au 15 août 2028
Automne 2026	Été 2027	Conforme, avec une marge d’un an
Automne 2027	Été 2028	Conforme de justesse
2028	2028-2029	Risque accru de non-conformité

La colonne qui compte est la dernière. Commander tôt, ce n’est pas être zélé : c’est s’enlever du stress, éviter les augmentations de prix et éviter les foules attendues en 2028.

Ce que le retard coûte vraiment

Le risque n’est pas qu’un inspecteur du gouvernement se présente le 16 août 2028. Il est ailleurs, et il est concret :

• Le risque de cotisation spéciale. Tant que le fonds n’est pas calibré sur les besoins réels de l’immeuble, on continue de vivre dans le régime des cotisations spéciales.
• La valeur de revente. L’attestation du syndicat est déjà exigible. Un acheteur bien conseillé remarquera qu’une copropriété n’a ni carnet, ni étude, ni plan de financement, et son notaire le remarquera aussi.
• La responsabilité des administrateurs. Le conseil administre le bien d’autrui. Ne pas s’être organisé alors que l’échéance était connue et publique depuis 2025 est difficile à défendre devant les copropriétaires.

Votre feuille de route en une page

Voici maintenant le chemin recommandé, celui qui vous garde loin de la zone rouge :

• Ce mois-ci : inventorier les documents existants et vérifier la validité de toute étude ou carnet en votre possession.
• Automne et hiver 2026 : mandater un professionnel autorisé; confirmer que la dépense est couverte par le budget.
• Printemps 2027 : accueillir l’inspection des parties communes; répondre vite aux demandes d’information.
• Été 2027 : recevoir le carnet et l’étude; en prendre connaissance, poser des questions, communiquer aux copropriétaires.
• Assemblée 2027 : présenter les résultats et se féliciter de ne pas avoir attendu à la dernière minute.
• Chaque année ensuite : mettre le carnet d’entretien à jour.
• Aux 5 ans : refaire l’étude; faire réviser le carnet (tous les 10 ans seulement dans certains cas).

Note : cette page ne constitue pas un avis juridique.

Prendre les deux ans qui restent du bon côté

Deux ans, c’est assez, à condition de compter à rebours plutôt qu’en avant. Neuf mois de production et aucune inspection en hiver : l’arithmétique laisse exactement une fenêtre confortable, celle de l’automne 2026 et du printemps 2027, et une fenêtre risquée, celle de l’automne 2027 et du printemps 2028.

➡️ Hoodi réalise le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance conformes au règlement de la loi 16, partout au Québec. Découvrez comment se déroule le service, consultez nos délais et nos tarifs, ou faites le point sur les dates du règlement avant de fixer votre calendrier.