Budget prévisionnel de copropriété : comment le préparer et l’adopter

Un seul document décide, sans bruit, de toute une année de copropriété : le budget prévisionnel. Il fixe ce que chaque copropriétaire paiera, ce que le syndicat pourra entreprendre, et le rythme auquel le fonds de prévoyance se remplira. C’est pourtant un exercice mal aimé, souvent expédié en reconduisant les chiffres de l’an dernier avec 3 % de plus.

Toutes les copropriétés n’y arrivent pas au même moment. Certaines terminent leur exercice financier le 31 décembre, d’autres le 31 août, d’autres encore à n’importe quelle date de l’année. L’exercice, lui, est identique partout, et il a pris une importance nouvelle : depuis l’entrée en vigueur du règlement de la loi 16, le budget est le seul endroit où la conformité de votre copropriété cesse d’être une intention pour devenir un montant. Et pour une copropriété qui n’a encore ni carnet d’entretien ni étude du fonds de prévoyance, un budget qui ne prévoit rien pour les obtenir repousse d’un an le moment de s’y mettre.

Cet article couvre le processus complet : ce que le budget doit contenir, qui l’adopte réellement (la réponse surprend beaucoup de conseils), quand le préparer, et surtout comment y inscrire les sommes qui vous mèneront au 15 août 2028 sans cotisation spéciale de dernière minute.

D’abord, qu’est-ce que le budget prévisionnel d’une copropriété?

Le principe de base est simple : le syndicat de copropriété a des dépenses à couvrir, et il n’a qu’une source de revenus, les copropriétaires. Le budget prévisionnel estime, pour un exercice financier de douze mois, ce que coûteront l’entretien, l’exploitation et l’administration des parties communes, majoré des sommes à mettre de côté pour l’avenir. De ce total découle le montant des frais de condo de chaque copropriétaire, réparti selon la valeur relative de sa fraction et, dans certains cas pour des PCUR, selon des règles prévues à la déclaration de copropriété.

Un budget prévisionnel bien fait ne se limite pas à une colonne de dépenses. Les budgets produits par les gestionnaires professionnels présentent systématiquement trois éléments que les conseils qui bricolent leur budget dans un tableur oublient presque toujours :

• une comparaison avec le budget de l’exercice précédent et avec les résultats réels de cet exercice, ce qui permet de voir où les prévisions passées ont dérapé;
• une ventilation par fonds, en colonnes distinctes, plutôt qu’un seul grand total;
• un suivi des soldes de fonds, qui montre le solde de début, les mouvements de l’année et le solde de fin de chaque fonds.

Le troisième est celui qui change tout. Un budget qui s’arrête aux revenus et aux dépenses de l’année ne dit rien sur la santé financière de la copropriété; un budget qui suit les soldes de fonds répond à la seule question qui compte vraiment : est-ce que notre fonds de prévoyance grossit assez vite?

Voir aussi : Frais de condo : tout ce que vous devez savoir [Guide]

Qui adopte le budget prévisionnel? Pas l’assemblée

Voici l’erreur la plus répandue en copropriété divise au Québec, et elle paralyse chaque année des conseils de bonne foi : croire que le budget prévisionnel est voté par l’assemblée des copropriétaires. Il ne l’est pas. En vertu de l’article 1072 du Code civil du Québec:

« Annuellement, le conseil d’administration fixe, après consultation de l’assemblée des copropriétaires, la contribution de ceux-ci aux charges communes qui comprennent les sommes nécessaires pour faire face aux charges découlant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble ainsi que les sommes à verser au fonds de prévoyance et au fonds d’auto assurance. »

Deux expressions portent tout le poids de cet article : « fixe » et « après consultation ».

Concrètement, cela signifie que le conseil prépare le budget, le soumet à l’assemblée annuelle pour consultation, écoute les questions et les objections des copropriétaires, puis l’adopte lui-même par résolution, avec ou sans modification. Les copropriétaires sont consultés, pas décisionnaires. Ils élisent en revanche le conseil qui adoptera le budget, et c’est là leur véritable levier.

Cette nuance a des conséquences très pratiques :

• Un budget ne peut pas être « rejeté » par l’assemblée. Une assemblée mécontente peut exprimer son désaccord, demander des explications et proposer des révisions, mais elle ne peut pas bloquer la fixation des charges communes.
• Le conseil ne peut pas se cacher derrière l’assemblée. Un conseil qui n’ose pas augmenter la contribution au fonds de prévoyance parce que « les copropriétaires n’accepteront jamais » se trompe de responsabilité : la décision lui appartient, et c’est lui qui répondra du sous-financement.
• La consultation doit être réelle. L’article 1087 du Code civil du Québec exige que l’avis de convocation de l’assemblée annuelle soit accompagné du budget prévisionnel, au même titre que du bilan, de l’état des résultats, de l’état des dettes et créances et des projets de modification ou de travaux. Autrement dit, le budget doit être prêt avant l’envoi de la convocation, pas dévoilé en séance.

Une pratique fréquente consiste à faire adopter le budget par le nouveau conseil, immédiatement après son élection, dans une réunion tenue à la suite de l’assemblée. C’est cohérent : ceux qui l’appliqueront sont ceux qui l’adoptent.

Note : cette page ne constitue pas un avis juridique.

Que doit contenir le budget prévisionnel? Les trois fonds

Depuis que le fonds d’auto assurance s’est ajouté au paysage, une copropriété québécoise gère trois enveloppes distinctes. Les confondre est la source de la majorité des erreurs budgétaires que nous voyons passer.

1️⃣ Le fonds d’administration, pour l’exploitation courante

C’est le fonds du quotidien. Il porte les dépenses récurrentes de l’année : assurances, électricité et chauffage des parties communes, déneigement, paysagement, entretien ménager et maintenance courante, honoraires de gestion, honoraires professionnels, frais bancaires, frais généraux.

Sa règle d’or : il doit s’équilibrer. Un budget bien construit prévoit un fonds d’administration qui se termine à zéro, ni surplus structurel ni déficit. Les surplus répétés signalent des charges communes trop élevées; les déficits répétés annoncent une cotisation spéciale.

2️⃣ Le fonds de prévoyance, pour les réparations majeures et les remplacements

C’est ici que la loi 16 a tout changé. L’article 1071 du Code civil du Québec prévoit désormais que le conseil obtient une étude du fonds de prévoyance, et que :

« Les sommes à verser au fonds de prévoyance sont fixées sur la base des recommandations formulées à l’étude du fonds de prévoyance et en tenant compte de l’évolution de la copropriété, notamment des montants disponibles au fonds de prévoyance. »

Deux choses méritent d’être soulignées.

D’abord, le plancher de 5 % n’existe plus. La règle qui fixait la contribution au fonds de prévoyance à au moins 5 % de la contribution aux charges communes a été retirée de l’article 1072 le 14 août 2025. Ce plancher n’a d’ailleurs jamais été un objectif : il était un minimum, et il était insuffisant dans la vaste majorité des immeubles.

Ensuite, la formulation légale laisse une marge de jugement, mais une marge encadrée. Les sommes se fixent « sur la base des recommandations » de l’étude, en tenant compte des montants déjà disponibles. Le conseil ne recopie donc pas mécaniquement un chiffre, mais il ne l’invente pas non plus : s’il s’en écarte, il doit pouvoir expliquer pourquoi.

Ce fonds est affecté uniquement aux réparations majeures et aux remplacements des parties communes. Cette exclusivité a une conséquence budgétaire directe, sur laquelle nous revenons plus bas.

Voir aussi : Frais de condo : comment gérer la contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance

3️⃣ Le fonds d’auto assurance, pour les franchises

Obligatoire en vertu de l’article 1071.1 du Code civil du Québec, ce fonds sert à payer les franchises prévues aux polices d’assurance du syndicat, ainsi que certaines réparations que ni l’indemnité d’assurance ni le fonds de prévoyance ne peuvent couvrir.

Il se constitue en fonction de ces franchises, avec un montant additionnel raisonnable, et un règlement du gouvernement fixe les modalités de la contribution minimale annuelle. La cible correspond à la franchise la plus élevée de vos polices, exception faite de celles qui visent les tremblements de terre et les inondations. Une fois cette cible atteinte, la contribution annuelle peut être réduite; et lorsque le fonds d’administration dégage un surplus, un transfert interfonds vers le fonds d’auto assurance est souvent la façon la plus propre de le recycler.

Voir aussi : Fonds d’auto assurance (loi 141) et loi 16 en copropriété : liens et bonnes pratiques

4️⃣ Les travaux non récurrents, à part

Les gestionnaires professionnels réservent une section distincte aux travaux non récurrents de l’année, avec pour chacun sa source d’autorisation et de financement. Sans elle, ces travaux gonflent la maintenance courante et faussent toutes les comparaisons d’une année à l’autre.

Le poste que presque toutes les copropriétés oublient : le carnet et l’étude

Nous arrivons au point le plus important de cet article, et c’est celui que la grande majorité des budgets que nous voyons passer ne contient pas. Si votre copropriété n’a ni carnet d’entretien ni étude du fonds de prévoyance, et qu’aucun mandat n’est en cours, votre prochain budget doit porter une somme pour les faire réaliser. Pas le budget d’après. Le prochain.

Pourquoi l’argent doit venir avant le contrat

La logique est implacable, et pourtant elle échappe à beaucoup de conseils : on ne peut pas accorder un contrat qu’on n’a pas les moyens de payer. Un conseil qui décide en cours d’année de mandater un professionnel, mais dont le budget en vigueur ne prévoit rien pour ces honoraires, se retrouve devant trois options, toutes mauvaises :

• reporter le mandat d’un an, ce qui décale toute la chaîne de conformité;
• convoquer une assemblée pour faire voter une cotisation spéciale, avec le délai et l’énergie politique que cela suppose;
• puiser dans le fonds de prévoyance, ce qui se heurte au texte de l’article 1071, lequel affecte ce fonds uniquement aux réparations majeures et aux remplacements des parties communes.

La troisième option mérite qu’on s’y attarde, parce qu’elle est tentante et qu’elle circule beaucoup. Les honoraires d’un professionnel pour établir un carnet et produire une étude ne sont ni une réparation majeure ni un remplacement : ce sont des honoraires professionnels, une charge d’exploitation qui a sa place au fonds d’administration. Si votre conseil envisage malgré tout de les imputer au fonds de prévoyance, validez-le d’abord auprès de votre comptable et de votre conseiller juridique.

Budgéter ces honoraires est donc la première marche du calendrier de conformité, pas la dernière. Le mandat ne se donne qu’une fois l’argent prévu.

Restent deux questions, celle du montant à inscrire et celle du moment où le faire. Nous avons consacré un article à chacune.

Voir aussi : Prix d’une étude de fonds de prévoyance : condos, voici à quoi vous attendre et Loi 16 : le calendrier réaliste pour être conforme au 15 août 2028

Où l’inscrire, concrètement

Dans la ligne « Honoraires professionnels » du fonds d’administration, celle qui porte les honoraires du comptable, du notaire ou de l’avocat. Elle existe déjà dans presque tous les budgets, mais elle y est presque toujours dimensionnée pour la seule mission d’examen des états financiers.

Notre suggestion : dédoublez-la pour l’exercice concerné, avec une ligne distincte intitulée « Carnet d’entretien et étude du fonds de prévoyance ». Une ligne nommée se défend en assemblée; une hausse inexpliquée des honoraires professionnels, non.

Ajoutez ensuite, l’année suivante, la ligne qui prolonge naturellement le mandat : le logiciel de tenue du carnet d’entretien, qui devient une charge récurrente puisque le carnet doit être mis à jour au moins une fois par année.

Quand préparer le budget prévisionnel?

Le piège, ici, est de vouloir finaliser le budget trop tôt. Il se construit à partir des résultats réels de l’exercice qui vient de se terminer, et ces chiffres n’existent pas tant que l’année n’est pas close. Prenons le cas le plus fréquent, celui d’une copropriété dont l’exercice se termine le 31 décembre.

• À l’automne, on dégrossit. Le conseil se réunit pour préparer l’année qui vient : examiner les résultats des premiers mois, repérer les contrats à renouveler, aller chercher des prix là où c’est nécessaire (entretien, travaux, services professionnels). C’est aussi le bon moment pour décider si les honoraires du carnet d’entretien et de l’étude du fonds de prévoyance entrent dans le prochain budget.
• En janvier et février, on finalise. Les résultats de l’exercice écoulé sont maintenant disponibles. On construit le budget poste par poste, on le compare à l’exercice précédent, et on vérifie que le fonds d’administration s’équilibre.
• Vers mars, on consulte. L’assemblée annuelle se tient généralement dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice, un délai le plus souvent fixé par la déclaration de copropriété. Le budget y est présenté pour consultation, et il doit avoir été transmis avec l’avis de convocation, comme l’exige l’article 1087.
• Après l’assemblée, on adopte. Le conseil, souvent celui qui vient tout juste d’être élu, se réunit et adopte le budget par résolution, tel quel ou avec les ajustements retenus à la lumière de la consultation.
• Puis on avise. Le syndicat informe sans délai chaque copropriétaire du montant de ses contributions et de la date où elles sont exigibles, comme le prévoit l’article 1072.

Ce calendrier a une conséquence pratique que peu de conseils anticipent : les premiers mois de l’exercice se vivent sans budget adopté. La plupart des copropriétés continuent entre-temps de percevoir la contribution de l’exercice précédent, quitte à l’ajuster une fois le budget adopté. Cela mérite d’être expliqué aux copropriétaires à l’avance, surtout si une hausse importante s’en vient.

Si votre exercice ne se termine pas le 31 décembre, décalez simplement l’ensemble. Une copropriété dont l’année financière se termine le 31 août dégrossit son budget en été, le finalise en septembre et en octobre, et tient son assemblée d’ici la fin de novembre. La logique ne change pas.

Deux points de vigilance pour l’exercice 2027

La taxe sur les primes d’assurance augmente. Elle passe de 9 % à 9,975 % le 1er janvier 2027, pour s’harmoniser avec la TVQ. Sur une prime de 25 000 $, l’effet est d’environ 244 $. C’est modeste, mais c’est un poste que personne n’a encore inscrit à son budget, et c’est exactement le type d’oubli qui crée les petits déficits récurrents.

La contribution au fonds de prévoyance ne relève plus du seul jugement du conseil. Si vous avez votre étude, appliquez ses recommandations en tenant compte du solde disponible. Sinon, prévoyez d’abord de quoi l’obtenir, et attendez-vous à ce que la contribution recommandée dépasse ce que vous versez aujourd’hui.

Voir aussi : Frais de copropriété et loi 16 : exemples d’augmentation à prévoir

Le budget, c’est le calendrier de conformité en dollars

Un budget prévisionnel n’est pas un exercice comptable. C’est la traduction chiffrée des décisions que votre conseil a prises, ou n’a pas prises. Une copropriété qui n’a encore ni carnet d’entretien ni étude du fonds de prévoyance, et dont le prochain budget ne prévoit rien pour les obtenir, vient de reporter sa conformité d’une année sans jamais l’avoir formulé ainsi.

La bonne nouvelle, c’est que ce poste est ponctuel, qu’il est sans commune mesure avec ce que coûterait la cotisation spéciale qu’il permet d’éviter, et qu’il se défend très bien en assemblée quand on le présente pour ce qu’il est : le prix à payer pour cesser de naviguer à vue.

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