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Quand mettre en place le carnet d'entretien ?

Dernière mise à jour : 29 mars

Cet article est le deuxième d’une série de 4 portant sur le carnet d’entretien, un outil introduit au Québec par le projet de loi 16. Notre série d’articles vise à accompagner les syndicats de copropriété dans toutes les étapes d'élaboration et de mise en place d'un carnet d'entretien.


Articles publiés jusqu'à présent :

2 - Quand mettre en place le carnet d'entretien (vous êtes ici)

 

Quand le carnet d'entretien sera-t-il obligatoire?

Première chose à clarifier : le carnet d’entretien n’est pas encore obligatoire au Québec. Il le deviendra suite à l'adoption du règlement découlant du projet de loi 16, qui devrait être adopté et entrer en vigueur en 2024.


Lorsque le règlement entrera en vigueur, les copropriétés auront 3 ans pour mettre en place leur carnet d'entretien.


Est-ce préférable de ne pas attendre la date limite?

Même si on a du temps devant nous, il y a des avantages à s'y prendre d’avance.


En mettant en place un carnet d’entretien, votre copropriété :

  • Sera mieux préparée à l’entrée en vigueur de cette obligation ;

  • Maintiendra plus efficacement l'immeuble ;

  • Augmentera la valeur de la copropriété aux yeux des acheteurs ;

  • Pourrait réduire les primes d'assurance du syndicat.


En maintien d’actif, il est toujours payant d’être proactif plutôt que réactif. Il y a fort à parier qu’une copropriété qui démontre une gestion sans reproche sera plus attrayante pour de potentiels acheteurs. De plus, de bonnes pratiques d’entretien pourront contribuer à allonger la durée de vie des matériaux et composantes de l’immeuble, ce qui vous fera économiser à long terme.


Le moment idéal pour mettre en place un carnet d'entretien

Compte tenu des avantages qu'offre un tel outil (et qu'il sera bientôt obligatoire), plus tôt vous commencerez, mieux ce sera.


Depuis les modifications qui ont été apportées par le projet de loi 16, beaucoup de copropriétés font réaliser leur étude de fonds de prévoyance, même si celle-ci n’est pas encore obligatoire (elle le deviendra en même temps que le carnet d'entretien).


Or, puisque c'est le carnet d'entretien qui dicte la planification des réparations majeures et remplacements en fonction de l'état de l'immeuble, l'élaboration du carnet d'entretien est une étape préalable à l'étude du fonds de prévoyance. En l'absence d'un carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance sera plus théorique et moins précise. Le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance sont réellement deux documents complémentaires.


L'idéal est tout simplement d'obtenir les deux en même temps. Beaucoup de professionnels le proposent. Ça sera beaucoup moins cher que de faire les deux séparément et ça sera beaucoup plus cohérent.


Doit-on documenter dans le carnet d'entretien tout ce qui date d'avant sa mise en place ?

On sait déjà que le carnet d'entretien doit couvrir 2 volets : la planification et l'historique des interventions.


Beaucoup de syndicats de copropriété se demandent s'il est nécessaire de documenter les interventions qui ont eu lieu AVANT la mise en place du carnet d'entretien.


Puisque l'article du Code civil en lien avec le carnet d'entretien n'est pas en vigueur à l'heure actuelle, il n'y a aucune obligation de conserver des traces des interventions dans un carnet d'entretien (attention : les contrats où le syndicat est partie prenante doivent quand même être déposés au registre de la copropriété). Il n'y a aucune obligation non plus à l'effet que le syndicat devrait tenter de documenter rétroactivement toutes les interventions d'entretien du passé.


Si vous avez déjà monté quelque chose de semblable à un historique d'intervention, que ce soit une liste de travaux réalisés ou un dossier rempli de factures, conservez précieusement cette documentation dans le registre de copropriété. Il n'est pas nécessaire d'investir du temps pour retranscrire ces informations dans votre nouveau carnet d'entretien.


Si vous n'avez aucune documentation sur les interventions réalisées antérieurement, concentrez-vous à repartir sur de bonnes bases. Vous pouvez quand même vous renseigner auprès des copropriétaires pour dresser une courte liste de travaux majeurs à partir de leurs souvenirs collectifs, si vous le souhaitez.


En terminant

On espère que les délais qui entourent la mise en place du carnet d’entretien sont maintenant plus clairs. Même si celui-ci n'est pas encore obligatoire, on vous conseille tout de même de vous prendre d’avance.


Dans les prochains articles, nous aborderons d’autres facettes de la mise en place d’un carnet d’entretien :

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