Qui est en charge du carnet d'entretien ?
Dernière mise à jour : 31 mars
Cet article est le troisième d’une série de 4 articles portant sur le carnet d’entretien, un outil introduit par la Loi 16 qui fera l’objet d’un règlement qui viendra l’encadrer. En attendant, rien n’empêche un syndicat de copropriété d’être proactif et de mettre en place un carnet d’entretien. Notre série d’articles vise à accompagner ces syndicats dans toutes les étapes de mise en place.
Articles publiés jusqu’à présent :
1 - Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien ?
2 - Quand doit-on mettre en place le carnet d’entretien ?
3 - Qui est en charge du carnet d’entretien ? (vous êtes ici)
4 - Quelles formes peut prendre le carnet d'entretien ?
On se rappelle que le carnet d’entretien se compose de deux volets principaux : la planification et l’historique des interventions.
Pour le volet planification, il y a plusieurs façons de procéder qu’on explique dans cet article.
Pour le volet historique, les personnes qui vont interagir avec le carnet d’entretien seront plus souvent des membres du conseil d’administration de la copropriété, ou le gestionnaire de la copropriété, si vous en avez un. Si le conseil est d’accord, un copropriétaire peut également s’impliquer, sans être membre du conseil.
Attardons-nous plus précisément aux différentes tâches et aux personnes qui doivent s’en occuper !
Qui détermine les interventions à faire ?
L’ensemble des interventions à faire, c’est le volet “planification” du carnet qu'on a abordé dans un article précédent. Il n’y a, du moins pour le moment, pas de règlement ou de loi qui dicte qui doit élaborer cette planification. Toutefois, la mission du syndicat de copropriété est d’entretenir les parties communes et d’assurer la préservation de l’immeuble. On peut donc dire avec assurance que c’est le conseil d’administration qui prend les décisions. Il appartient au CA de voir s’il désire être conseillé à ce niveau.
Pour déterminer les interventions à faire au sein de l’immeuble, le CA peut procéder de diverses manières :
Mandater un expert pour obtenir des conseils ;
Obtenir une étude de fonds de prévoyance ;
Faire ses propres recherches.
Mandater un expert pour obtenir des conseils
Pour déterminer les interventions à faire dans votre copropriété, il est bien de faire appel à des experts en bâtiment (ingénieurs, technologues professionnels, architectes, etc). Ceux-ci pourront vous conseiller adéquatement et vous éviter de faire des travaux coûteux pour rien, ou de les planifier au mauvais moment. Le cas échéant, le CA pourrait être tenu responsable de ses “erreurs”.
Obtenir une étude de fonds de prévoyance
Si vous n’avez pas d’étude, en faire réaliser une pourrait grandement aider à la mise en place du carnet d’entretien. Les professionnels effectueront tout le travail à votre place (inventaire de composantes, planification des travaux majeurs, entretiens récurrents), vous laissant seulement la tâche de transcrire les éléments pertinents dans votre carnet.
Astuce💡: si vous magasinez une étude de fonds de prévoyance, demandez aux soumissionnaires s’ils fourniront des recommandations d’entretien. Certains ne fournissent que la planification des travaux majeurs, mais plusieurs offrent aussi les recommandations d’entretien.
Faire ses propres recherches
Si vous ne voulez pas retenir les services d’un expert, ou si vous n’avez pas d’étude et que vous ne souhaitez pas en obtenir une (c’est correct, vous n’y êtes pas obligé pour le moment), vous devrez mettre beaucoup d’efforts et de temps en recherche d’informations, puisqu’il sera nécessaire :
D’identifier les matériaux et composantes du bâtiment ;
Trouver des sources d’information crédibles ;
D’établir les entretiens et travaux à faire ;
D’estimer des échéances et récurrences de réalisation.
Qui documente les interventions réalisées dans le carnet ?
Une personne s’est portée volontaire pour documenter les interventions réalisées au fil du temps dans le carnet d’entretien ? 🙋🏽♀️
C’est une très bonne nouvelle ! Désignez cette personne volontaire comme responsable pour documenter les interventions réalisées dans le carnet d’entretien.
Blague à part, cette partie du carnet d’entretien n’est pas très compliquée ! Il s’agit que la personne volontaire soit une personne méticuleuse et organisée, qui sera en mesure de prendre quelques minutes de son temps chaque mois pour bien documenter le carnet d’entretien. C’est davantage une question de discipline que de connaissances.
Qui s'occupe de réviser le carnet d'entretien ?
La Loi dit que le carnet d’entretien doit être révisé périodiquement, mais elle ne dit pas dans quelle situation c’est nécessaire…😥 Tentons une réponse !
On se rappelle que le carnet d'entretien se décompose en deux volets : la planification et l'historique des interventions. On peut maintenant se demander dans quelles situations on voudrait réviser (ou faire réviser) l'une ou l'autre de ces sections, et qui peut faire cette révision.
Dans quelles situations faut-il réviser la planification du carnet d'entretien ?
Première situation possible : des changements majeurs sont apportés aux matériaux, aux composantes ou aux différents systèmes d’un bâtiment. Ces modifications pourraient invalider une partie de votre planification. Il est donc nécessaire de revoir votre planification.
Voici quelques exemples :
Le remplacement d’un revêtement à clins de bois par du fibrociment nécessitera une modification de la planification, puisque les entretiens ne seront plus les mêmes, ni les échéances de remplacement.
L’ajout d’une piscine creusée sur le terrain ajoute une foule d'éléments à votre inventaire, qui nécessiteront l’ajout de nouveaux entretiens et travaux dans votre planification.
En bref, il sera nécessaire d’ajuster le plan d’entretien suite à des nouveautés. Vous pouvez demander aux gens qui s'occupent des travaux de vous informer des entretiens à faire et les ajouter à votre planification.
Autre situation possible : vous faites faire (ou refaire) une étude de fonds de prévoyance et le professionnel vous suggère de nouvelles échéances de travaux pour certaines composantes. Il faudrait alors réviser la planification de ces travaux dans votre carnet d'entretien pour la tenir à jour.
Dans quelles situations faut-il réviser l'historique du carnet d'entretien ?
Dans le cas de l'historique des interventions réalisées au fil du temps, il pourrait être une bonne pratique de réviser une fois par année que tout est noté et complet. Même si les personnes impliquées dans la tenue de l’historique de votre carnet sont méticuleuses et disciplinées, l'erreur est humaine. Le CA pourrait, par exemple, lors d'une réunion précédant l'assemblée générale annuelle, en profiter pour réviser tout ce qui a été noté en cours d'année afin de s'assurer que tout est ordre.
En terminant...
On espère avoir bien réussi à apporter des réponses pour que vous puissiez mieux comprendre qui peut élaborer la planification du carnet d’entretien, documenter les interventions réalisées au fil du temps et dans quelles situations on pourrait avoir à faire une révision.
Le prochain article présentera différentes formes de carnet d’entretien (papier, numérique, logiciel spécialisé) afin de vous aider à choisir la solution qui vous convient le mieux.