Cet article est le troisième d’une série de 4 portant sur le carnet d’entretien, un outil introduit au Québec par le projet de loi 16. Notre série d’articles vise à accompagner les syndicats de copropriété dans toutes les étapes d'élaboration et de mise en place d'un carnet d'entretien.
Articles publiés jusqu’à présent :
3 - Qui élabore, réviser et fait la tenue du carnet d'entretien ? (vous êtes ici)
On se rappelle que le carnet d’entretien se compose de deux volets principaux : la planification et l’historique des interventions.
Pour le volet planification, il y a plusieurs façons de procéder qu’on explique dans cet article.
Pour le volet historique, les personnes qui vont interagir avec le carnet d’entretien seront plus souvent des membres du conseil d’administration de la copropriété, ou le gestionnaire de la copropriété, si vous en avez un. Si le conseil est d’accord, un copropriétaire peut également s’impliquer, sans être membre du conseil.
Attardons-nous plus précisément aux différentes tâches et aux personnes qui doivent s’en occuper.
Qui élabore le volet planification du carnet d'entretien ?
L’ensemble des interventions à faire à court, moyen et long terme, constitue le volet planification du carnet d'entretien. Bien que le projet de loi 16 n'indique pas de façon claire, à l'instar de l'étude du fonds de prévoyance, que le carnet d'entretien doit être élaboré par un membre d'un ordre professionnel habileté à le faire, il y a fort à parier que le règlement à venir le précisera. Après tout, inventorier les éléments constituants l'immeuble, en évaluer la condition et élaborer un plan de maintien de l'actif, sont des tâches qui nécessitent des compétences particulières que les professionnels du bâtiment détiennent (ingénieurs, technologues professionnels, architectes, etc.).
Pour cette raison, nous recommandons de faire élaborer votre carnet d'entretien par un membre de l'ordre des ingénieurs (OIQ), de l'ordre des technologues professionnels (OTPQ) ou de l'ordre des architectes (OAQ).
De plus, l'élaboration du carnet d'entretien est une étape préalable à étude du fonds de prévoyance. Par conséquent, l'idéal est simplement de mandater une firme spécialisée qui pourra préparer les deux documents pour vous, tel que le propose Hoodi, par exemple.
Le professionnel qui élaborera votre carnet d'entretien devrait réaliser les tâches suivantes :
Inventorier les éléments qui composent les parties communes de l'immeuble selon le standard de classification UNIFORMAT II ;
Procéder à une inspection visuelle permettant de relever la condition des éléments, leur durée de vie restante et identifier les interventions à faire à court terme ;
Élaborer un plan de maintien d'actif à long terme décrivant les réparations majeures et remplacement à prévoir sur au moins 25 ans ;
Élaborer une planification des entretiens et maintenants récurrents.
Qui documente les interventions réalisées au fil du temps dans le carnet d'entretien ?
Bien que le professionnel que vous mandaterez devra élaborer le volet de planification de votre carnet d'entretien, il faut se rappeler que le carnet d'entretien est un document vivant qui agit comme une mémoire de l'immeuble. Le volet historique est tout aussi important.
Généralement, il incombera au conseil d'administration, ou encore à son gestionnaire, de noter les interventions effectuées au fil du temps. Il s'agit de noter les interventions réalisées (entretiens, réparations mineures, travaux majeurs, etc.), noter qui a réalisé ces interventions et à quelles dates, et conserver les différents documents afférents (soumissions, contrats, factures, lettres de garantie, etc.).
Finalement, il pourrait être une bonne pratique de réviser une fois par année que tout est noté et complet. Même si les personnes impliquées dans la tenue de l’historique de votre carnet sont méticuleuses et disciplinées, l'erreur est humaine. Le CA pourrait, par exemple, lors d'une réunion précédant l'assemblée générale annuelle, en profiter pour réviser tout ce qui a été noté en cours d'année afin de s'assurer que tout est ordre.
Qui s'occupe de réviser le carnet d'entretien ?
La Loi dit que le carnet d’entretien doit être révisé périodiquement, mais elle ne dit pas dans quelle situation c’est nécessaire…😥 Tentons une réponse !
Tout d'abord, il important de rappeler que le projet de loi 16 spécifique que l'étude du fonds de prévoyance doit être réalisée tous les 5 ans. Le carnet d'entretien devrait-il être révisé à la même fréquence ? Nous croyons que oui. En effet, en l'espace de 5 ans, le bâtiment va évoluer et il deviendra important de ré-évaluer sa condition afin de revoir le plan de maintien. Bien que, dans certains cas, nous croyons que des exceptions pourraient être possible, en général, une mise à jour aux 5 ans est de mise. L'idéal selon nous : faire réviser le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance au même moment, afin de garder ces deux documents synchronisés.
Ensuite, d'autres situations, plus particulières, où une révision du carnet d'entretien pourrait être pertinente. Par exemple, si des changements majeurs sont apportés aux matériaux, aux composantes ou aux différents systèmes d’un bâtiment. Ces modifications pourraient invalider une partie de votre plan de maintien et de votre plan d'entretien. Il serait donc pertinent d'obtenir une révision. Par exemple lors de l'ajout d'une piscine, ou bien si on remplace le revêtement de fibrociment par du CanExel. Cela dit, même dans une telle situation, des révisions aux 5 ans seraient bien suffisantes.
En terminant
On espère avoir bien réussi à apporter des réponses pour que vous puissiez mieux comprendre qui peut élaborer le carnet d’entretien, en faire la tenue courant, puis le réviser.
Le prochain article présentera différentes formes que peut prendre le carnet d’entretien (papier, numérique, logiciel spécialisé) afin de vous aider à choisir la solution qui vous convient le mieux.
