Qu'est-ce qu'un carnet d'entretien ?
Dernière mise à jour : 31 mars
Cet article est le premier d’une série de 4 articles portant sur le carnet d’entretien, un outil introduit par la Loi 16 qui fera l’objet d’un règlement qui viendra l’encadrer. En attendant, rien n’empêche un syndicat de copropriété d’être proactif et de mettre en place un carnet d’entretien. Notre série d’articles vise à accompagner ces syndicats dans toutes les étapes de mise en place.
Articles publiés jusqu'à présent :
1 - Qu'est-ce qu'un carnet d'entretien ? (vous êtes ici)
2 - Quand doit-on mettre en place le carnet d'entretien ?
3 - Qui est en charge du carnet d'entretien ?
4 - Quelles formes peut prendre le carnet d'entretien ?
Pour commencer du bon pied, on va définir la notion de carnet d’entretien pour une copropriété.
La Loi 16 nous dit que le carnet d’entretien décrit les entretiens faits ainsi que les entretiens qui sont à faire dans un immeuble. Assez simple, non ?
Toujours selon la Loi 16, ce carnet doit être tenu à jour et révisé périodiquement.
Tout ça est écrit à l’article 1070.2 du Code civil du Québec. 🤓
C'est quoi l'entretien au juste ?
Le terme « entretien » peut facilement devenir un concept fourre-tout qui peut vouloir dire différentes choses pour différentes personnes. Tentons de démêler ça ensemble…
Le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française définit l’entretien comme : “l’action de maintenir en bon état d’utilisation un bien, une installation ou un local“.
Si on applique cette définition à un immeuble, on comprend que la notion d’entretien englobe les interventions servant à maintenir en bon état les composantes de l’immeuble.
Au bout du compte, ce qu’on veut c’est avoir un document vivant qui montre qu’on prend soin de l’immeuble et qu’on fait ce qu’il faut pour qu’il demeure en bon état. Après tout, cet immeuble-là vaut beaucoup d’argent ! Ce document pourra rassurer les copropriétaires, les assureurs et des acheteurs potentiels.
Les activités qui sont notées dans le carnet doivent avoir pour objectif la préservation de l’immeuble. Tondre le gazon, par exemple, ça ne contribue pas réellement à conserver l’état des composantes. Souffler la neige du stationnement, c’est essentiel pour qu’il demeure utilisable, mais ça n’a pas non plus de réel impact sur la conservation des composantes de l'immeuble.
C’est pour cette raison que selon nous il n’est PAS nécessaire que le carnet couvre :
Les activités d’entretien ménager / pour garder l'immeuble propre 🧹
Les activités d’entretien paysager / pour conserver l’esthétisme des aménagements. 🌸
Quand on parle d'entretien, il faut le voir au sens de la conservation de l'immeuble : travaux, réparations et maintenances qui ont pour objectif de conserver l'état d'un élément ou d'un système et/ou le maintenir fonctionnel.
Alors qu’est-ce qu’on met dans ce fameux carnet ?
Pour nous (et aussi selon le RGCQ), le carnet d’entretien doit contenir 2 choses :
La planification des activités d’entretien, c’est-à-dire la description et les échéances des interventions à faire (tâches d’entretien et maintenances, réparations, remplacements, expertises) ;
L’historique des interventions réalisées (par qui et quand l'intervention a été réalisée, contrats, factures, garanties, etc.).
Et tout ça n'est pas si compliqué à faire, quand on sait comment s'y prendre et qu'on a les bons outils ! 😉
Plus de détails sur la planification
Comme on l’a déjà mentionné, le carnet d’entretien doit inclure les entretiens à faire. Ces informations font partie du volet planification.
Pour bien planifier, on pense que le carnet devrait contenir :
Une liste des réparations majeures à prévoir ;
Une liste des remplacements à prévoir ;
Une liste des entretiens récurrents.
Quelle forme prend le volet planification ?
Si on veut se forger une image de ce que peut avoir l’air la planification dans un carnet d’entretien, on peut penser à de simples tableaux.
Pour les travaux majeurs, on peut penser à un tableau qui contiendrait les informations suivantes :
Le nom de l’élément ;
La description de l’intervention ;
L’échéance prévue.
Pour les entretiens récurrents, on peut penser à un tableau qui contiendrait :
Le nom de l’élément ;
La description de l’intervention, incluant sa source (réglementaire, recommandation du fabricant, norme de pratique) ;
La récurrence (plusieurs fois par année, annuellement, aux 2 ans, aux 5 ans, etc.) ;
Le mois de l’année préconisé pour la réalisation de l’entretien.
C’est aussi, grosso modo, ce qui est proposé par le RGCQ.
Plus de détails sur l'historique
Comme on l’a dit précédemment, le carnet doit contenir une liste des entretiens qui ont été faits. Ces informations font partie du volet historique.
Le Dictionnaire Larousse définit l’historique comme un : “exposé chronologique de faits“.
Pour simplifier le tout, l’historique du carnet d’entretien permet d’exposer chronologiquement les diverses interventions qui ont été faites. L’historique est très utile pour un syndicat de copropriété, puisqu’il prouve que l’actif est bien entretenu, et ce, pour différentes parties :
les copropriétaires ;
L’assureur ;
Les acheteurs potentiels.
Quelle forme prend le volet historique ?
Si on veut imager le concept, l’historique peut prendre la forme d’un tableau, dans lequel on va documenter :
Quand l’intervention a été réalisée ;
Qui l’a réalisée ;
Les preuves démontrant la réalisation (soumissions, devis, factures, etc.) ;
Les contrats et garanties liés à l’intervention.
En terminant...
On espère que le concept de carnet d’entretien est maintenant plus clair. Quand on y pense, ce n’est pas très compliqué. Ça ressemble beaucoup au manuel du propriétaire de votre voiture !
Dans les prochains articles, nous aborderons d’autres facettes de la mise en place d’un carnet d’entretien :