Foire aux questions sur notre service d’étude du fonds de prévoyance et carnet d’entretien

Pour les copropriétés verticales : La copropriété doit comporter 20 unités ou moins et avoir en main les plans d'architecture de l'immeuble, ou encore un certificat de localisation des parties communes. Pour les copropriétés horizontales : La copropriété doit avoir en main le plan d'implantation ou le certificat de localisation des parties communes. Toutes les copropriétés désireuses d'obtenir une étude de fonds de prévoyance et un carnet d’entretien réalisés par Hoodi doivent également avoir en main : la déclaration de copropriétés et ses amendements ; le budget de l'année en cours ; les informations de base sur l'état actuel du fonds de prévoyance (solde, contributions annuelles pour l'année en cours). Pour commander directement en ligne votre étude de fonds de prévoyance et votre carnet d’entretien, vous devrez avoir les documents demandés en version numérique afin de pouvoir les téléverser dans votre compte client. Facultativement, vous aurez également l'occasion de téléverser d'autres documents pertinents : rapports d'expertise, ancienne étude, rapport d'inspection de réception des parties communes, etc.

Voici les documents et informations à avoir en main pour commander le service Hoodi. Les modifications apportées à votre déclaration de copropriété (résolution, annexes, addendas, etc.) Le solde du fonds de prévoyance au début de l’année financière, la contribution totale pour l’année financière et les décaissements prévus; Pour les copropriétés verticales : les plans d’architecture/construction de l’immeuble OU le certificat de localisation des parties communes (un ou l’autre); Pour les copropriétés horizontales : le plan d’implantation OU le certificat de localisation des parties communes (un ou l’autre); Les documents doivent être en format numériques. Les photos de documents ne sont pas acceptées. Vous pouvez numérisez vos documents papiers dans un centre de reprographie près de chez vous, au besoin.

Oui. Les documents remis comprennent tous les éléments attendus d'un carnet d'entretien et d'une étude du fonds de prévoyance : Carnet d’entretien: Inventaire avec une fiche descriptive pour chaque élément (pdf) Rapport d’inspection (pdf) Planification des réparations majeures et remplacements (pdf + Excel) Planification des entretiens courants (pdf + Excel) Étude du fonds de prévoyance: Coûts estimés des réparations majeures et remplacements de parties communes (pdf) Scénarios de contribution au fonds de prévoyance (pdf) Un carnet d’entretien compatible avec Excel (et autres logiciels comparables) est compris dans les documents livrés avec notre service. Le carnet présente la planification des travaux majeurs, la planification des entretiens ainsi qu'un tableau de suivi pour consigner les interventions réalisées au fil du temps. Pour les copropriétés qui souhaitent un outil plus adaptée pour la tenue de leur carnet d’entretien, nous offrons le logiciel Hoodi, une solution en ligne qui permet de faire le suivi des travaux et des entretiens, documenter les interventions effectuées au fil du temps, gérer les tâches administratives et centraliser tous les documents de la copropriété de façon sécuritaire. Tous les détails ici. Promotion : l’accès au logiciel est fourni gratuitement pendant 1 an lorsque vous faite préparer le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance avec Hoodi. Après cette première année, le syndicat aura le choix de continuer à utiliser le logiciel selon la tarification en vigueur. Aucune obligation d’utiliser le logiciel et aucun engagement requis. Lors de la livraison de votre étude de fonds de prévoyance et de votre carnet d’entretien, l'inventaire des composantes communes, la planification des travaux majeurs et la planification des entretiens seront automatiquement importés dans le logiciel afin que vous n'ayez pas à entrer vous-mêmes toutes ces données. Une expérience clé en main!

Oui, absolument! Dans la mesure où les copropriétés sont identiques ou similaires, nous pouvons offrir une réduction de prix sur le service d’étude de fonds de prévoyance et carnet d’entretien : 2 syndicats : 100 $ de rabais par syndicat 3 syndicats : 150 $ de rabais par syndicat 4 syndicats : 200 $ de rabais par syndicat 5 syndicats ou plus : 250 $ de rabais par syndicat Il vous suffit de nous contacter pour bénéficier de ce rabais. À partir du 1er janvier 2025, cette réduction peut être combinée au rabais de 150$ offert aux syndicats membres ou clients de Desjardins.

En date de décembre 2024, le délai de livraison est de 6 mois. Notez que nous cessons les inspections de parties communes pendant l'hiver. Nous acceptons les nouvelles commandes pendant l'hiver, mais les mandats octroyés pendant cette période ne pourrons débuter qu'au printemps, après le fonte des neiges, sur une base de premier arrivé, premier servi. Une fois la demande du client soumise et le premier versement acquitté, la demande sera vérifiée par notre équipe et, au besoin, complétée en collaboration avec le client. Une fois le dossier vérifié et complet, il est transmis à notre équipe de professionnels et professionnelles. Il faut calculer le délai à partir du moment où les documents et informations soumis dans votre commande ont été vérifiés par notre équipe. Cette vérification permet de nous assurer que nous avons tout en main pour réaliser votre étude de fonds de prévoyance et votre carnet d’entretien.​ Pendant toute la durée du mandat, le client peut consulter l'avancement du mandat dans son compte client. Des notifications sont envoyées par courriel à chaque fois que le mandat franchit une nouvelle étape.

D’abord, il est important de savoir que les exigences officielles du gouvernement ne sont pas encore disponibles. En décembre 2019, le projet de loi 16 a été adopté. Ce projet de règlement prévoyait qu'un éventuel règlement allait encadrer les études du fonds de prévoyance et carnets d'entretien. Il a fallu attendre jusqu'au 11 septembre 2024, soit presque 5 ans, pour que le gouvernement publie un projet de règlement. Comme le règlement est toujours à l'état de projet, il n'existe pas encore d'exigences officielles et définitives. Par conséquent, aucune entreprise ne peut affirmer, en ce moment, qu'elle rencontre les exigences. Il faudra probablement attendre les premiers mois de 2025 pour que le règlement officiel soit adopté et entre en vigueur. Attention : ceci ne veut pas dire que les études de fonds de prévoyance et carnets d'entretien qui sont réalisés avant l'adoption du règlement ne seront pas conformes. Ce que l'on sait du projet de règlement, c'est que les études et carnets obtenus dans les deux années avant l'entrée en vigueur seront valides, tant et aussi longtemps qu'ils ont été préparés par un professionnel membre d'un des ordres autorisés. Le projet de règlement clarifie déjà ces ordres. L'OIQ et l'OTPQ en faisant partie, les études et carnets produits par Hoodi seront donc reconnus. Pour plus d'informations sur le projet de loi 16, consultez section dédiée.

Oui. Dans le cadre de l'élaboration du carnet d'entretien et de l'étude du fonds de prévoyance, un exmane visuel des parties communes est compris dans notre tarification et le rapport d'état vous sera remis en même temps que les autres documents faisant partie de notre livrable. L'état des composantes est pris en compte pour prévoir les échéances estimatives des réparations majeures et remplacements prévus dans le carnet d'entretien que nous élaborons pour vous.

Afin d'offrir le service le plus abordable possible pour les petites copropriétés, et ce, dans toutes les régions du Québec, nous avons établi un partenariat avec la firme Inspec-thor, la plus importante société d'inspecteurs en bâtiments au Québec. Nos inspecteurs ont une formation reconnue en inspection de bâtiments, ont plusieurs années d'expérience, sont membres de l'APCHQ et ont une assurance responsabilité erreur et omissions. Ils sont munis de drones afin d'être en mesure d'inspecter des éléments en hauteur non-accessibles autrement, notamment les toitures en pente. Nos partenaires inspecteurs sont vérifiés (compétences, assurances, expérience). Ils ont les compétences nécessaires pour réaliser l'examen visuel des parties communes des copropriétés et sont supervisés par notre équipe de professionnels en bâtiment.

Nos études sont réalisées par des technologues professionnels membres de l'OTPQ qui sont supervisés par un ingénieur membre de l'OIQ.

Une fois la commande de nos services complétée, nous exigeons toujours un premier paiement de 50% afin de confirmer le mandat. Cela réduit notre risque d'avoir à faire des suivis pour des paiements en retard et des comptes impayés. Une fois le mandat confirmé par un premier versement de 50 %, vous aurez la possibilité de demander un remboursement tant et aussi longtemps que le travail n'est pas amorcé (i.e. avant que l'inspection soit réalisée). Le dernier versement de 50 % pourra être acquitté au moment de votre choix en cours de mandat (ex : une fois l'inspection réalisée), mais vous sera exigé pour être en mesure de télécharger vos rapports. Afin d’offrir les tarifs les plus bas possibles pour les copropriétés, il est nécessaire pour nous d'éliminer toutes les sources d'inefficacité potentielles, telles que les paiements en souffrance, ou les résiliations en cours de mandat.

Nous avons mis sur pied notre service en ayant à coeur d'offrir la meilleure solution pour les petites copropriétés, autant sur le plan de la qualité que de la tarification. Pour se faire, nous avons mis plusieurs choses en place. 1. Tarification transparente et sans surprise: Tous nos prix et promotions sont clairement affichés sur notre site web, en toute transparence. Ceci permet aussi aux copropriétés de savoir exactement à quoi s'attendre, mais nous évite aussi d'avoir du personnel pour faire des soumissions personnalisées. Ceci permet d'offrir une meilleure expérience client, tout en réduisant nos coûts d'opération. Gagnant-gagnant! 2. Commande en ligne: Avec notre système de commande en ligne libre-service, notre équipe limite le temps passé sur l'administration et l'échange de documents par courriel. Les clients peuvent placer une commande pour nos services aussi facilement que n'importe quel achat en ligne. Ceci permet d'offrir une meilleure expérience client, tout en réduisant nos coûts d'opération. Gagnant-gagnant! 3. Plateforme HoodiPro : Nous avons massivement investit afin de développer un logiciel de travail spécialisé pour nos professionnels en bâtiment, ce qui permet à notre équipe de gagner plusieurs heures de travail par rapport aux outils de travail conventionnels qu'utilisent les autres firmes. En plus de sauver un temps considérable sur chaque projet en optimisant toutes les étapes du travail, il est très facile pour nous de faire des révisions et des corrections, offrant ainsi une expérience client améliorée, tout en réduisant nos coûts d'opération. Gagnant-gagnant! Toutes ces innovations permettent d’offrir aux petites copropriétés un service d'étude de fonds de prévoyance et carnet d'entretien à prix abordable, et ce, sans compromis sur la qualité!

Pas encore pour le moment, mais ça ne saurait tarder. Le projet de loi 16 prévoit que l'étude de fonds de prévoyance et le carnet d'entretien deviendront obligatoires suite à l'adoption d'un règlement. Ce règlement n'a pas encore été adopté. Toutefois, le 11 septembre 2024, un projet de règlement a été publié par le gouvernement. La version finale du règlement devrait être adoptée et entrer en vigueur quelque part entre la mi-novembre et la fin décembre, en théorie. Dès l'entrée en vigueur de ce règlement, les copropriétés existantes auront 3 ans pour obtenir une étude du fonds de prévoyance et un carnet d'entretien, ce qui devrait nous mener à la fin de 2027. Plusieurs copropriétés décident de s'y prendre à l'avance et il y a plusieurs bonnes raisons de le faire. Nous invitons les syndicats de copropriétés à consulter cet article afin d'évaluer les avantages d'aller de l'avant sans tarder. À noter que le projet de loi 16 prévoit que les études de fonds de prévoyance réalisées dans les 2 années précédant l'adoption du règlement pourront être reconnues. Cette disposition a été introduite afin d'encourager les syndicats de copropriétés à être proactifs face aux exigences du projet de loi 16. Le projet de règlement indique que le études et carnets préparés par les ordres autorisés seront reconnus, tout simplement. Les professionnels de Hoodi font parie des ordres qui seront autorisés.

Clarifions les choses: il n'existe pas de système d'accréditation par le gouvernement. Malheureusement, certains sites de soumissions en ligne et certaines entreprises prétendent que qu'ils sont « accrédités » ou « certifiés » par le gouvernement pour réaliser des études de fonds de prévoyance et carnets d'entretien, ce qui est malhonnête et trompeur. Le projet de règlement du gouvernement a été publiée le 11 septembre 2024. Ce dernier spécifie que les membres des ordres professionnels suivant peuvent préparer le carnet d'entretien d'une copropriété: L'Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ) L'Ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ) L'Ordre des architectes du Québec (OAQ) L'Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ) Pour ce qui est de l'étude du fonds de prévoyance, le projet de règlement prévoit que les membres des ordres professionnels suivant peuvent la réaliser: L'Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ) L'Ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ) L'Ordre des architectes du Québec (OAQ) L'Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ) Les comptables professionnels agréés (CPA) Chez Hoodi, nos chargés de projets sont des technologues professionnels membres de l'OTPQ qui sont supervisés par un ingénieur membre de l'OIQ.

L'étude de fonds de prévoyance et le carnet d’entretien sont livrés avec des ressources d'accompagnement qui devraient répondre à une majorité de questions. Si des questions subsistent, vous pourrez communiquer avec nous en tout temps par courriel, clavardage ou par téléphone. Notre équipe se fera un plaisir de répondre à vos questions dans les meilleurs délais.

Toujours dans l'optique d'offrir la meilleure tarification aux petites copropriétés, le professionnel ou la professionnelle qui a réalisé votre étude de fonds de prévoyance ne participe pas aux assemblées générales de copropriétaires. Toutefois, des ressources accompagneront l'étude afin de vous aider à présenter les recommandations de l'étude à vos copropriétaires et nous répondrons à toutes vos questions.