Guide de mise en place
Apprenez comment mettre en place notre logiciel de gestion efficacement.
Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien ?
Un carnet d’entretien est un document qui décrit les entretiens (travaux majeurs et entretiens récurrents) faits ainsi que les entretiens qui sont à faire dans un immeuble. Selon la Loi 16, ce carnet doit être tenu à jour et révisé périodiquement.
Le carnet d’entretien peut être divisé en 2 volets :
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La planification des activités d’entretien ;
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L’historique des interventions réalisées.
Pour en savoir plus sur le concept de carnet d’entretien, on vous conseille de lire cet article.
Quand doit-on mettre en place le carnet d’entretien ?
Le carnet d’entretien n’est pas encore obligatoire au Québec. Toutefois, les modifications qui ont été apportées par la Loi 16 vont bientôt obliger les copropriétés divises à le mettre en place.
Afin d’aider les copropriétaires à mettre en place un tel carnet, nous avons conçu le logiciel spécialisé Mon carnet d’entretien, un outil simple d’utilisation qui vous aidera à faire le suivi de vos travaux et entretiens et documenter vos interventions.
Est-ce que le logiciel Hoodi est un carnet d'entretien ?
Notre logiciel de gestion du maintien de la copropriété est un outil en ligne qui remplace le carnet d'entretien papier ou excel, tout en offrant beaucoup plus.
Ce logiciel spécialisé, en plus de satisfaire les exigences actuelles de la Loi 16, facilite grandement l’organisation du travail dans un conseil d’administration. Les personnes qui l’utilisent peuvent sauver beaucoup de temps lorsque vient le temps de documenter l’historique de leur copropriété. De plus, des rappels sont fournis sur les différentes tâches à effectuer afin d’éviter les oublis !
Quelle est votre situation ?
Les étapes de mise en place de Mon carnet d’entretien vont être différentes en fonction de votre situation.
B
Si vous avez obtenu une étude de fonds de prévoyance avec notre service d'étude, référez-vous à la section B.
Section A
Cette section s'adresse aux utilisateurs qui n'ont pas d’étude de fonds de prévoyance ou qui ont une étude n'ayant pas été réalisée par nous.
1
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Suivez l’assistant de mise en place pour sélectionner les composantes présentes dans votre copropriété à l'aide de notre librairie de composantes ;
3
Si l’assistant n’a pas couvert certains éléments qui font partie de votre immeuble, créez en de nouveaux et ajoutez-les à l’inventaire ;
4
Ajoutez des tâches d'entretien aux éléments que vous avez créés vous-mêmes et ajustez les entretiens des éléments ajoutés avec l'assistant si vous le souhaitez ;
5
Ajoutez la planification des travaux majeurs ;
Si vous avez obtenu une étude de fonds de prévoyance, vous pourrez la consulter pour saisir la planification des travaux majeurs.
Toutefois, si vous n’avez pas encore obtenu d’étude, on vous conseille fortement d’en obtenir une, puisque la planification des travaux majeurs nécessite l'apport d’un professionnel. Si vous choisissez notre service d'étude, la planification des travaux majeurs et des entretiens élaborée par l’un de nos professionnels sera automatiquement transposée dans le logiciel afin que vous soyez prêt à passer à l'action en un rien de temps.
6
Invitez les autres membres du conseil d'administration et/ou votre gestionnaire à joindre votre carnet d'entretien ;
Lorsque vous invitez d'autres utilisateurs, vous pourrez leur assigner un rôle entre administrateur, gestionnaire ou copropriétaire. Chaque rôle vient avec différents droits d'usage.
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Ajoutez toute la documentation pertinente.
Section B
Cette section s'adresse aux utilisateurs qui ont obtenu leur étude de fonds de prévoyance avec notre service d'étude.
1
Activez votre compte en cliquant sur le lien d’invitation envoyé par courriel et choisissez un mot de passe ;
Normalement, un lien d'activation vous sera envoyé suivant la livraison de votre étude de fonds de prévoyance. Si ce n'est pas le cas, contactez-nous.
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Invitez les autres membres du conseil d'administration et/ou votre gestionnaire à joindre votre carnet d'entretien ;
Lorsque vous invitez d'autres utilisateurs, vous pourrez leur assigner un rôle entre administrateur, gestionnaire ou copropriétaire. Chaque rôle vient avec différents droits d'usage.
7
Ajoutez toute la documentation pertinente.
Une fois la mise en place terminée...
Maintenant que la mise en place du logiciel a été complétée avec succès, il faut maintenant l'intégrer dans vos pratiques d'administration de l'immeuble.
Quelques conseils :
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Consultez régulièrement la section Accueil pour voir les entretiens et travaux qui sont à faire prochainement ;
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Soyez à l'affût des Alertes qui indiquent des interventions en retard afin de voir s'il convient de les reporter ;
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Indiquez les entretiens et travaux comme « complétés » lorsque le travail est fait et documenter tout ce qui est pertinent de conserver (factures, garanties, contrats, devis, photos, etc) ;
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Tenez votre planification à jour ;
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Ajoutez des photos à vos éléments pour bonifier l'expérience visuelle.
En tout temps, n'hésitez pas à consulter le Centre d’aide pour obtenir du soutien lors de difficultés.