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Quand doit-on mettre en place le carnet d'entretien ?

Cet article est le deuxième d’une série de 4 articles portant sur le carnet d’entretien, un outil introduit par la Loi 16 qui fera l’objet d’un règlement qui viendra l’encadrer. En attendant, rien n’empêche un syndicat de copropriété d’être proactif et de mettre en place un carnet d’entretien. Notre série d’articles vise à accompagner ces syndicats dans toutes les étapes de mise en place.


Articles publiés jusqu'à présent :

1 - Qu'est-ce qu'un carnet d'entretien ?

2 - Quand doit-on mettre en place le carnet d'entretien (vous êtes ici)

 

Pas de panique ! Le carnet d’entretien n’est PAS encore obligatoire au Québec. Toutefois, les modifications qui ont été apportées par la Loi 16 vont bientôt obliger les copropriétés divises à mettre en place un carnet d’entretien et à le tenir à jour.


Quand est-ce que ça va devenir obligatoire?


Lorsque le règlement sera adopté, il faudra compter 3 ans avant que le carnet d’entretien ne devienne obligatoire. Si l’on se donne une date approximative, ce serait quelque part en 2025. Ça vous donne amplement le temps de vous y préparer.


Pourquoi est-ce préférable de ne pas attendre la date limite?


Même si on a du temps devant nous, il y a des avantages à se prendre d’avance.


En mettant en place un carnet d’entretien, votre copropriété :

  • Sera mieux préparée à l’entrée en vigueur de cette obligation ;

  • Observera des résultats positifs quant au maintien de son actif immobilier.

En maintien d’actif, il est toujours payant d’être proactif plutôt que réactif. Il y a fort à parier qu’une copropriété qui démontre une gestion sans reproche sera plus attrayante pour de potentiels acheteurs. De plus, de bonnes pratiques d’entretien pourront contribuer à allonger la durée de vie des matériaux et composantes de l’immeuble, ce qui vous fera économiser à long terme. On vous encourage à commencer les démarches plus tôt que tard. Go go go! 🏃🏽‍♂️


Y a-t-il un moment idéal pour le mettre en place?


Il n’y a pas de moment idéal pour mettre en place un carnet d’entretien. Compte tenu des avantages que présente un tel outil (et qu'il sera bientôt obligatoire), plus tôt vous commencerez, mieux ce sera.


Depuis les modifications qui ont été apportées à la Loi 16, beaucoup de copropriétés font réaliser leur étude de fonds de prévoyance, même si celle-ci n’est pas encore obligatoire (elle le sera en même temps que le carnet d'entretien, dans quelques années). La livraison d'une étude de fonds de prévoyance est un moment en OR pour mettre en place son carnet d’entretien.


Hein? 🤔


Oui, oui! Le professionnel qui réalise l’étude dresse une liste des éléments qui composent la propriété ainsi qu'un plan de maintien d’actif (travaux majeurs à prévoir). Les meilleurs vont même fournir des recommandations d’entretien. On a là tout le volet planification du carnet d’entretien, que nous avons couvert dans le premier article de cette série. 🤯


Avis à ceux qui ont le réflexe d’appeler une firme de professionnels pour qu’ils réalisent leur carnet d’entretien, en se disant que c’est l’étape qui vient avant l’étude de fonds de prévoyance… L’inverse est beaucoup plus logique! 🔄 Appelez une firme pour votre étude, puisque cette étude facilitera grandement la mise en place de votre carnet d'entretien. Et si ce n'est pas dans votre plans d'obtenir une étude bientôt, vous pouvez tout de même mettre en place votre carnet, quitte à l'ajuster suite à l'étude dans le futur.


Doit-on revenir dans le passé ?


Beaucoup de syndicats de copropriété se demandent :

  • Est-il nécessaire de noter les interventions qui ont eu lieu AVANT la mise en place du carnet d'entretien ?

  • Si tel est le cas, jusqu'à quand faut-il retourner dans le temps ?


Puisque l'article du Code civil en lien avec le carnet d'entretien n'est pas en vigueur à l'heure actuelle, il n'y a aucune obligation de conserver des traces des interventions (sauf pour les contrats où le syndicat est partie prenante, qui doivent être dans le registre de copropriété). Il est encore moins obligatoire de tenter de documenter les interventions du passé.


Si vous avez déjà monté quelque chose de semblable à un historique d'intervention, que ce soit une liste de travaux réalisés ou un dossier rempli de factures, conservez précieusement cette documentation dans le registre de copropriété. Il n'est pas nécessaire d'investir du temps pour retranscrire ces informations dans le nouveau carnet d'entretien.


Si vous n'avez aucune documentation sur les interventions réalisées antérieurement, concentrez-vous à repartir sur de bonnes bases ! Vous pouvez quand même vous renseigner auprès des copropriétaires pour dresser une courte liste de travaux majeurs à partir de leurs souvenirs collectifs, si vous le souhaitez.



En terminant…


On espère que les délais qui entourent la mise en place du carnet d’entretien sont maintenant plus clairs. Même si celui-ci ne sera pas obligatoire avant 2025 (et peut-être même plus tard), on vous conseille tout de même de vous prendre d’avance.


Dans les prochains articles, nous aborderons d’autres facettes de la mise en place d’un carnet d’entretien :

  • Qui s’occupe du carnet d’entretien ;

  • Les différentes formes du carnet d’entretien.






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