Contrairement à l'étude de fonds de prévoyance, la Loi 16 ne spécifie pas que le carnet d'entretien doit être établi par un professionnel, ce qui laisse supposer que n'importe qui pourrait se charger de cette tâche. Toutefois, il est possible que le règlement à venir apporte des précisions à ce sujet.
Le carnet d'entretien doit décrire les entretiens faits, et ceux à faire, ce qui implique une planification. Cette planification requiert un certain niveau d'expertise et devrait idéalement être élaboré par un professionnel, surtout si la copropriété est un immeuble complexe. Plusieurs entreprises qui réalisent des études de fonds de prévoyance pourront, lors de la réalisation de l'étude, également se charger d'établir une planification des travaux, entretiens et vérifications qui seraient souhaitables.
En ce qui a trait aux entretiens faits, on comprend que le carnet d'entretien est un document vivant qui agit comme une mémoire de l'immeuble, et non un document statitque. La documentation des interventions faites relève davantage du syndicat de copropriété ou son gestionnaire.