Étape 1 : Commande en ligne
La première étape consiste à faire votre commande en ligne à partir de notre site web. Les informations et documents qui vous seront demandés lors de la commande en ligne :
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Nom et adresse du syndicat de copropriété ;
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Nom, courriel et téléphone du représentant autorisé ;
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Déclaration de copropriété ;
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Budget de l’année en cours et informations sur le fonds de prévoyance (solde prévu à la fin de l’année, niveau de contribution annuel) ;
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Plans d’architecture (copropriété verticale) / plan d’implantation (copropriété horizontale) OU le certification de localisation des parties communes.
Vous devrez avoir les documents demandés en version numérique afin d’être en mesure de les ajouter à votre commande. Si vous n’avez que des documents papier, il est possible de les faire numériser à peu de frais dans un centre de reprographie près de chez vous.
Finalement, vous serez invités à faire une liste sommaire des travaux majeurs ayant été réalisés dans la vie de l’immeuble, en inscrivant la nature des travaux et l’année de réalisation (ex. « remplacement de la toiture en 2008 »).
Étape 2 : L'inspection des parties communes
Une fois votre commande soumise, notre équipe s’assurera que tous les documents et informations au dossier sont conformes. S’il manque des documents ou des renseignements, notre équipe complète le dossier en collaboration avec le représentant du syndicat de copropriété.
Ensuite, notre partenaire inspecteur en bâtiment INSPEC-THOR, la plus importante société d'inspecteurs en bâtiment au Québec, vous contactera afin de prendre rendez-vous pour la visite d’inspection visuelle des parties communes. Les inspecteurs ont tous suivi une formation reconnue en inspection de bâtiment, sont membres InterNACHI Qébec et ont une assurance responsabilité erreur et omission. Notre équipe de professionnels leur donne des consignes claires afin de guider leur travail.
Le mandat de l’inspecteur est de renseigner nos professionnels sur l’état des composantes communes de la copropriété (tout ce qui est privatif ne fait pas partie de son mandat) et de noter les déficiences visibles qu’il constate lors de sa visite. À noter que le rôle de l’inspecteur n’est pas de diagnostiquer des problématiques qui vont au-delà de l’inspection visuelle des parties communes, ni de donner des avis techniques sur place.
L’inspecteur réalise son rapport d’inspection et le transmet à notre équipe, avec les photos prises sur place ainsi que d’autres renseignements demandés par notre équipe.
Étape 3 : La préparation de l'étude du fonds de prévoyance et carnet d'entretien
À l'aide des documents et informations que vous avez soumis et du rapport d'inspection, un de nos professionnels réalise toutes les étapes de votre étude de fonds de prévoyance : inventaire des composantes, estimation des échéances et coûts de travaux majeurs, recommandations financières, plan d'entretien, etc.
Toutes nos études sont réalisées par un de nos technologues professionnels en architecture membre de l'OTPQ. Un ingénieur membre de l'OIQ révise les rapports avant la livraison.
Étape 4 : Livraison des documents
Une fois l’étude complétée, le représentant autorisé reçoit un message par courriel et l’étude devient disponible pour téléchargement dans le compte client en ligne.
Les documents qui sont livrés :
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Un sommaire résumant les principales recommandations ;
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L’inventaire des éléments (standard Uniformat II) des parties communes prises en compte dans l’étude, avec des fiches descriptives génériques ;
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Le plan de maintien de l’actif, c’est-à-dire la description des remplacements et réparations majeures prévisibles à long terme, avec les échéances et les coûts estimatifs ;
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Les scénarios de contribution au fonds de prévoyance suggérés, montrant l’évolution du fonds sur 25 ans en fonction des contributions et dépenses ;
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La planification des entretiens et maintenances à faire de façon récurrente, avec les fréquences moments de l’année suggérés ;
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Le rapport d’inspection des parties communes ;
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Un carnet d’entretien éditable au format compatible avec les logiciels de chiffriers connus, tel que Excel ou Google Sheet.
Un document d’accompagnement sera également disponible. Ce document vous guide dans la lecture de l’étude de fonds de prévoyance et répond aux questions typiquement posées par nos clients.
Nous vous accompagnons à toutes les étapes
Notre service client répond à vos questions avant, pendant et après la réalisation de l'étude de fonds de prévoyance. Vous pouvez nous joindre par téléphone, courriel ou clavardage.